Errores en el control de almacén

En las empresas que utilizan materia prima o mercaderías, es decir aquellas que necesitan un almacén, ya sean industriales o comerciales, necesitan un correcto control de sus existencias. 

 

La premisa principal es que los consumos de las materias primas o mercaderías  no tienen lugar en el momento de la adquisición o compra. Si compro harina para hacer tartas, el consumo tendrá lugar cuando la incorporo a las tartas,  cuando desaparece del almacén. Igualmente si compro botes de refresco, el consumo tendrá lugar cuando lo entrego al cliente.

 

El control de existencias de materias primas y mercaderías se realiza normalmente desde dos puntos de vista

a) Extracontable, que registra y controla las existencias físicas que realmente están en el almacén. Recuento físico o informatizado

b) Contable, que registra las compras y las variaciones de existencia, ambos datos determinan el consumo. Para la variación de existencias se nutre del control extracontable.

El registro extracontable es sencillo. En las empresas comerciales, el albarán de compra genera las altas o entradas y el de ventas genera las bajas o salidas, que dan como consecuencia el nivel de existencias real.

Por ejemplo en un almacén de bebidas,  hoy entra un camión con 1.000 botes de coca cola y lo daremos de alta, al precio de compra incluyendo los gastos necesarios para que los botes de bebidas lleguen a nuestro almacén, por ejemplo 1 euro. En este caso  aumentará en 1.000 euros el almacén.

Al día siguiente salen 700 botes de coca cola, que se dan de baja con su correspondiente albarán y tendremos un descenso de 700 euros. Cuidado, que hablamos de entradas y salidas y por tanto se dan de baja al precio que figuran en el almacén, pero no consideramos el precio de venta. El precio de venta se hará constar en la factura, normalmente por un precio superior al del almacén. La diferencia entre ventas y precio de almacén dará lugar al esperado margen de ventas y descontando el resto de gastos, al beneficio. 

 

 

En las empresas puramente industriales, la entrada o el alta se registra con el albarán, pero las bajas de materias primas se deben registrar  cuando desaparecen, cuando se transforman en producto terminado. (En este caso no se produce una salida mediante un albarán).

En este caso, bien con medios informáticos o recuento manual, debemos conocer el nivel correcto de materias primas al final del periodo que se trate.

 

De este modo extracontable es como se puede calcular la variación de existencias.

 

Por ejemplo, teníamos 5 kilos de harina y al finalizar el periodo, el recuento de existencias nos indica que tenemos 3 kg ¿Cuál será la variación de existencias? efectivamente 2 kilos. (5-3-=2) existencias iniciales - existencias finales. Es decir tengo 2 kilos menos que tenía

 

 

 

 

El registro contable  por su parte, recogerá las compras mediante la correspondiente factura y las variaciones de existencias de materias primas o de mercaderías. Con la suma de ambas cantidades, ya si obtendremos el consumo.

Imaginemos que en el caso de la panadería hemos comprado en el periodo 10 kg de harina, ¿Cuál sería el consumo? Contablemente anotaremos las compras,  10 kg de harina y contabilizaremos la variación de existencias al final del periodo, que en este caso es de 2. Por tanto el consumo será de 12 kg 

 

Bien, uno de los problema habituales que provocan errores en el control del consumo, surge cuando las existencias llegan al almacén,  pero la factura no ha llegado.  Se registra la entrada con su albarán correspondiente, pero contablemente no.

 

Por ejemplo, en el caso de la pastelería, han llegado los 10 Kg la harina, consta en nuestras existencias, pero la factura no la hemos recibido ¿Qué pasaría?

Si el consumo es la suma de las compras mas la variación de existencias, en este caso, no tenemos factura, diremos que el consumo es 0 compras +2 Kg que es la diferencia de existencias = 2 kg de consumo. Estamos falseando la información y esto nos puede ocasionar una toma de decisiones equivocadas.

 

Lo que debemos hacer es contabilizar las entrada de materiales contablemente aunque no tengamos la factura, puesto que el hecho contable ha sucedido. 

La forma correcta sería la indicada a continuación.

 

Imaginemos que el día 30 de diciembre de 2015 recibimos la harina por valor de 20.000 euros, con un IVA al 21%. En ese momento, con el albarán,  haríamos:

 

 

 

Y el 3 de enero de 2016 recibimos la factura:

 

 

 

Estos ajustes se hacen cuando entre la entrada de la materia prima o mercadería al almacén y la recepción de la factura, hay un salto de periodo. 

  

Una empresa que no controla, no puede ni reducir ni optimizar sus costes, y esto en la economía dinámica y global, está abocada al fracaso