10+1 errores habituales de los emprendedores en su plan de viabilidad

Decíamos en un post anterior que un Plan de viabilidad permite realizar un detallado estudio de todas las variables que pueden influir en el desarrollo de un nuevo proyecto. La fiabilidad y rigor dependerá de la exactitud de los datos que aportamos, sin embargo es habitual encontrar algunos de los siguientes errores:

1.-Imprecisión en la cifra de ingresos, esto ocurre por no desglosar los diferentes productos y servicios que vamos a vender. Debemos realizar una estimación de precio y cantidad. Detallarlo nos ayudará a aproximar con mucha certeza esta principal e incierta cifra de un plan de viabilidad.

2.-Cualquier adquisición de bienes que nos vaya a generar beneficio o prestar servicio durante mas de un año, es una  inversión, nunca será un gasto, por ejemplo una página web es una inversión, no un gasto. 

3.-La adecuación de locales en alquiler, cualquiera que sea el importe, se activará como inversión y se amortizan en los años que tengamos contratado el alquiler

4.- El IVA no es un coste ni un ingreso (excepto régimen de módulos o situaciones especiales), y por tanto debemos considerar las bases imponibles. Recordemos que actuamos como meros recaudadores, y por tanto los importes del IVA no afectan a nuestra cuenta de explotación. ¿por qué tenerlo en cuenta? porque es un flujo "ficticio" de tesorería que puede modificar temporalmente este área de la empresa

5.- Emprender sin préstamos. La financiación debe ir acorde a la vida útil del bien adquirido. Es un error pagar inversiones a largo plazo, por ejemplo la compra de maquinaria, con el dinero destinado al pago de los gastos corrientes, como pueden ser las nóminas, materias primas o compras de consumibles. Nos genera un problema de liquidez, difícilmente salvable. ¿Por qué decidió NO pedir un préstamo? ¿por qué partió de una premisa equivocada? evitaría estar abocado a una situación de permanente agonía de liquidez.

6.- En empresas industriales, es decir transforman materias primas en productos, un error grave es No conocer los costes directos asociados al producto o servicio (normalmente la materia prima y otros costes variables, que solo se dan si existe producción). Este error impide calcular el punto de equilibrio, cantidad imprescindible para abordar un futuro proyecto.

7.Similar al IVA, el IRPF y otras retenciones, tanto las que realizamos a nuestros proveedores como las que nos realizan nuestros clientes, si estamos sujetos a esta modalidad, no afecta a nuestros ingresos ni costes. En todos los casos se deben considerar las bases imponibles.

8.-Cuando el régimen jurídico es de autónomo, el sueldo del empresario es el beneficio de la empresa, no es un gasto

9.-No solo debe ser viable el proyecto, debe ser rentable. La rentabilidad que deben exigir al proyecto, es un enigma,  provocado por la dificultad de tratar con términos como tasa libre de riesgo y prima de riesgo, coste de oportunidad, etc.

10.-Calculo del precio de venta. Aunque cueste creerlo, en ocasiones las pérdidas de una empresa vienen fruto del cálculo del margen sobre ventas, o mejor dicho del mal cálculo del margen. La manera correcta de calcular el precio de venta con el margen deseado sería:

Precio venta  = Coste / (1 – %margen deseado)

11.- Mostrar satisfacción por el exceso de tesorería, provocada en la mayoría de las ocasiones por un  inmoderado, desorbitado e innecesario cálculo de financiación inicial.

Consejo: Haz las previsiones utilizando un plan de viabilidad profesional y riguroso y evitarás dolores de cabeza  

Clara I. Vega
www.temporaconsultores.com

8 claves para el control de la gestión: Presupuestos

A poca gente le gusta hablar de presupuestos, especialmente si consideran “que no son de números”

Un presupuesto no es otra cosa que el conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo. Habitualmente son anuales, pero también podrían ser mensuales, o trimestrales.

Un presupuesto es un compromiso, y para que no se quede en una mera intención, debe estar por escrito. ¿Cómo sabrás si has cumplido tu plan si no está por escrito? Por tanto, servirán de base para, posteriormente, ir comprobando la realidad con lo presupuestado.
 

El camino para un buen presupuesto se compone de tan solo 3 pasos:

Paso uno: Consigue la participación de todas las partes implicadas, no es tarea solo de la dirección. Si solo viene determinados por la alta dirección, supone una desmotivación para los mandos intermedios. No podemos responsabilizar a nadie del cumplimiento de algo sobre lo que no tienen control, ni se les ha consultado previamente.

El siguiente paso es no olvidar la orientación a los objetivos estratégicos de la empresa

El paso tres es formalizarlos por escrito y elaborados antes de iniciarse el período presupuestado

Los números no siempre proporcionan las respuestas, pero lo que sí es seguro, es que identifican dónde tenemos que ir a buscar la siguiente respuesta. Los números nos ayudan a llegar al fondo de las cosas. 

 

¿Cuál es la utilidad de los presupuestos? Visualizar el rumbo futuro de nuestra empresa, la hoja de ruta y poder comprobar que no difiere de la realidad, o en su caso corregir las desviaciones.

Para ello, usar un control presupuestario se compone de 4 fases:
 

 

1.-Comparar datos reales y los objetivos presupuestados, cuantificando las diferencias

2.-Investigar los motivos de las diferencias observadas

 

3.-Adoptar las medidas correctoras

4.-Comprobar el efecto de las medidas aplicadas

 

Mi último consejo es que no te olvides de los incentivar a los responsables del cumplimiento de objetivos

 

 

8 claves para el control de la gestión: Cierre mensual

Venimos remarcando que la principal finalidad del control de gestión para la gerencia, es recibir información relevante para  tomar decisiones acertadas y fundamentadas.

Para conseguir este objetivo, ahora introducimos otro elemento importantísimo, la periodicidad. La información será precisa y detallada como ya hemos visto, y además PERIODICA, así como con informes puntuales sobre cuestiones concretas

 

Personalmente recomiendo realizar un cierre interno, cada mes, de modo que podamos tener una visión completa, clara y continua de la situación económico financiera de la empresa. Esto nos va a permitir actuar con inmediatez, desbloquear situaciones de manera más sencilla incluso prevenir y tener una respuesta prevista. En caso contrario, no dispondremos de información real hasta finalizar el año. Desconocimiento que nos impedirá atajar problemas y lamentablemente cuando los detectemos, con mucha probabilidad será tarde.

Nos movemos en un mundo globalizado que nos obliga a una rápida respuesta, solo tenemos que observar la celeridad con la que reaccionan los mercados

Para no asustar con el término cierre mensual, se trata de un procedimiento interno que desde luego no implica variar nuestras obligaciones fiscales ni pago de impuestos, ni presentar información en ningún organismo

Pero para que este cierre “virtual” sea efectivo, nos muestre la realidad de la empresa y pueda evidenciar desviaciones, se deben establecer procedimientos para determinar con rigor y veracidad el resultado, muy especialmente el control valorado de las existencias y el número de unidades producidas.

Con demasiada frecuencia encuentro empresas que desconocen su resultado real, porque no han tenido en cuenta el valor de las materias primas consumidas ni el valor de los productos terminados que permanecen en el almacén para ser vendidos.

Piensa en tu empresa actual ¿conoces este dato? Seguramente conoces las cifras de las compras y las ventas, de los salarios y suministros ¿pero conoces el valor de tu almacén? Pídele a tu responsable financiero que implante este procedimiento para conseguir la fiabilidad de los resultados mensuales

El patrón sería

 

1) Recopilar e introducir la información mediante el diario, que es el lugar donde se registran los hechos contables que van sucediendo día a día en la empresa, este paso es de obligado cumplimiento para todas las empresas

2) Clasificar y reordenar la información, según necesidades a la hora de consultarla.

3) Regularización y cierre.  Aquí conoceremos el resultado (beneficio o pérdidas) del período y por lo tanto se sabrá si la empresa ha crecido enriqueciéndose o se ha empobrecido. Podríamos incluso necesitar información extracontable si fuera necesario, que nos permita dar por finalizado lo que se llama el “período o ciclo contable”.

4) Presentar y analizar la información para los gestores y/o terceros interesados en la situación de la empresa

Cómo agrupar los datos y cómo presentar los informes, dependerá del sistema de costes que tengamos implantando en nuestra empresa y responderá al tipo de empresa, al tamaño,  sector de actividad, objetivos perseguidos, o  la necesidad de información que precisemos en nuestra labor de dirección. 

El sistema de costes adecuado será el tema del siguiente post

 

 

8 claves para el control de la gestión: El plan contable

Decíamos que al gerente de una empresa, especialmente si no tiene conocimientos financieros, se le plantea un problema fundamental para abordar el control de gestión: Cómo conseguir que verdaderamente sea eficaz.
Una vez que disponemos del personal adecuado, debidamente formado y con el software apropiado al tamaño y sector de nuestra empresa, estaremos en el buen camino ¿Qué es lo siguiente? Actuar, ponerlo en práctica. Atenderemos en este caso a la organización y la base de nuestra información, es decir, a nuestro plan contable

Somos gestores, no financieros ni contables, por tanto, nuestra misión será exigir que la contabilidad esté orientada a ofrecer una información que facilite la toma de decisiones. 

Por ejemplo, si nuestra empresa es una pastelería con 2 tiendas situadas en ubicaciones diferentes, para nosotros será esencial conocer el resultado de cada establecimiento de forma independiente. Nuestra responsabilidad será hacérselo saber al responsable financiero o al controller y asegurarnos de que tendremos la información de acuerdo a nuestras necesidades, en este casado diferenciada por cada una de las tiendas.
En caso contrario, tendríamos que conformarnos con la información que exigen las AA.PP., para esta situación sería totalmente insuficiente porque el resultado englobaría ambas tiendas, sin poder discernir, por ejemplo, cuál de las dos es más exitosa en su gestión y cuál necesita ayuda y dónde la necesita.

Si definimos la contabilidad, podríamos decir que técnicamente es el conjunto de procedimientos que se deben realizar para registrar, procesar y resumir los hechos de carácter económico financiero que ocurren en una empresa

Es decir, es una sucesión de anotaciones numéricas que recogen lo que sucede en una empresa. La importancia o el tamaño de la empresa poco importa, de hecho, se utiliza prácticamente igual para cualquier tamaño de empresa y en cualquier sector de actividad.

De hecho cada país elabora unas normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de todas las empresa, elabora lo que llamamos plan general contable. Su utilización es de carácter obligatorio y además, aplicable a todas las empresas

A este respecto creo que vale la pena comentar que existe una normativa internacional que marca los estándares de la actividad contable a la que están acogidos la mayoría de los países y poco a poco van incorporándose el resto, de modo esta normativa está muy estandarizada.

 

Por ello surge la necesidad de adaptar este plan contable, hasta conseguir nuestro objetivo de información 

El plan contable permite un desglose mayor o menor en función de cada empresa, y esto es lo que debemos considerar para adaptar a nuestros intereses internos. No necesitará el mismo desglose la pastelería del ejemplo anterior, que requería resultados por cada tienda que una fábrica quesos, que demandará la información por tipos de quesos.
La contabilidad financiera, derivada de la estructura oficial respondería a preguntas como

¿Cuántas instalaciones, vehículos y maquinaria tenemos? ¿Cuántas existencias poseemos en nuestros almacenes? ¿Hay dinero en el banco? ¿Cuánto vendemos? ¿Cuánto deben los clientes? ¿Cuánto beneficio hemos obtenido este año? ¿y el año pasado? ¿Cuántas deudas tenemos? ¿Cuánto nos ha prestado el banco? ¿Cuánto dinero han puesto los socios?

Partiendo de esa obligación estandarizada podemos modificar y ampliar la información para obtener una contabilidad adaptada a nuestra necesidad de información, llamada contabilidad analítica, que  permite además responder a cuestiones tales como:

 ¿Qué productos o servicios son rentables para la empresa?

¿Cuánto cuesta cada parte del proceso de producción de un artículo?

¿Cuánto cuesta un determinado departamento de la empresa?

¿Merece la pena subcontratar una determinada actividad?

Imaginad la empresa Inditex, ¿pensáis que, si contratan a un nuevo director financiero, este sabrá cuál debe ser el plan contable que debe desarrollar? es decir, sabrá ¿cuál será el desglose o el detalle de información requerida por sus superiores? Por supuesto, porque cada tarea estará procedimentada y alineada con los objetivos de Inditex.

Si diriges una empresa debes actuar igual que en Inditex, así que hazte esta pregunta ¿te has asegurado de hablar con el responsable para indicarle que información esperas obtener? La contabilidad debe cumplir un objetivo más allá de la obligación legal. 

No importa como sea el tamaño de nuestro departamento contable, esto debes asegurarlo incluso si esta tarea la tienes subcontratada con una empresa ajena.

 

La principal finalidad que ofrece el registro de datos a un gerente, es recibir información relevante para gestionar y tomar decisiones acertadas y fundamentadas

 

Consejos para una conciliación bancaria eficiente

Tener una contabilidad clara y transparente es clave para la tomas de decisiones y el análisis de la empresa. Para esto, la conciliación bancaria es un paso fundamental, pero como sabes puede resultar un proceso largo y tedioso. A continuación te proponemos una serie de trucos para mejorar el proceso.

La conciliación bancaria es la comprobación que se hace entre los apuntes que lleva una empresa de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre esas cuentas. Se trata de un proceso muy importante para las compañías, pero puede resultar excesivamente largo y pesado. Aquí tienes los 7 consejos para una conciliación bancaria más eficiente:

 

1. Tener a mano toda la información y documentación necesaria.

Éste es el primer paso y el imprescindible. Para poder detectar la información que nos falta o la errónea, necesitamos disponer de la mayor cantidad de información, y así tendremos una mejor visión del conjunto. Además, si no se ha registrado parte de la información antes de empezar el proceso, tendremos que realizarlo varias veces, y esto nos hará perder más tiempo.

En esta primera fase, pues, será necesario reclamar la documentación a quien proceda y registrarla.

Recordar que se puede y se debe recuperar el IVA de algunos servicios bancarios y para ello es imprescindible la factura.

 

2. No olvidar la caja

Las cajas también forman parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no las tenemos en cuenta pueden surgir errores en la conciliación.

 

3. Conciliar por tramos

Se recomienda iniciar la conciliación bancaria comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esta práctica nos será útil en caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior al cuadro de saldos. De esta forma, si detectamos un error, no hará falta volver a revisarlo todo punto por punto, sino que comprobaremos por tramos en qué mes se encuentra el descuadre.

 

4. Analizar los descuadres

A menudo, los descuadres en contabilidad se producen por errores comunes y pequeños descuidos como por ejemplo: duplicar un apunte, no contabilizar un movimiento, equivocarse al colocar la coma (que provocará un descuadre en las cifras) o equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra.

Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos probar de identificar la fuente del descuadre pensando en errores de este tipo, fijándonos bien en el importe y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algún otro movimiento. Con esto nos ahorraremos tiempo y dolores de cabeza.

 5. Errores de bancos

No es habitual, pero los bancos también se equivocan. Nos pueden cobrar o ingresar un importe que no nos corresponda, o que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria. Si te encuentras con un caso sin justificación alguna o tienes dudas, consulta con tu entidad bancaria.

 6. Utilizar las partidas conciliatorias como último recurso

Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una solución muy fácil y tentadora, pero no se trata de una solución real porque el descuadre sigue estando allí. Si se acumulan en exceso, la contabilidad estará cada vez más alejada de la situación real, y será cada vez más complicado resolver el desorden.

 7. Automatizar el proceso

Como sabes, cualquier gestión basada en el papel siempre será más larga y tendrá más posibilidades de errores que la misma tarea automatizada. Lo mismo pasa aplicado al proceso de la conciliación bancaria. Existen herramientas que automatizan el proceso o parte de él, para que sea más eficiente y controlado, y deje de ser una tarea tediosa basada en el papel.

Un ejemplo es Captio, la plataforma líder española en gestión de gastos de viajes de empresa que permite importar la información del banco, e identificar los pagos realizados con una tarjeta bancaria de la empresa o un empleado concreto. Los gastos quedan conciliados con los gastos reportados de ese usuario de forma automática, fácil y simple.

Si quieres saber más acerca de la conciliación bancaria, Captio ha elaborado esta guía gratuita titulada “Conciliación bancaria paso a paso”. En ella encontrarás todas las respuestas que necesitas para comprender el proceso de conciliación bancaria de los gastos de empresa.

Error común en la regularización de existencias

Resulta habitual encontrar en la mayoría de las empresas, una contabilidad actualizada con criterios acertados excepto en la variación de existencias

¿A que se debe este supuesto "olvido"? Ocurre que una vez realizados los ajustes que determinan el beneficio antes de impuestos, el BAI, se recurre a la "magia de las existencias" y se engrosan o adelgazan, dependiendo del resultado que estimemos oportuno presentar ante AAPP y en general ante terceros.

La regularización de existencias, incluso cuando su objetivo sea únicamente  maquillar el resultado, presenta un error muy común. Para evitarlo debemos tener en consideración varios puntos:

1.-Las existencias, principalmente, se encuadran en 3 tipos:

a) Mercaderías y materias primas
b) Productos en curso
c) Productos terminados

2.-Por otro lado, las cuentas contables que recogen las variaciones son los grupos 61 y 71

En la mayoría de los casos y de forma intuitiva se comete el siguiente error:  Llevar al grupo 61 si hay variación negativa (hay menor importe de existencias finales que al inicio del periodo), aplicando la lógica de grupo 61=gasto.

Con la misma hipótesis, se llevaría erróneamente al grupo 71  la variación  positiva (hay mayor importe de existencias finales que al inicio del periodo), grupo 71=ingreso. 

La imputación correcta sería:

La variación tanto si es positiva como si es negativa de las existencias del grupo a) mercaderías y materias primas, es decir las que no han sufrido transformación, van al grupo 610

La variación tanto si es positiva como si es negativa de las existencias de los grupos b) y c) productos en curso o terminados, en este caso si han sufrido transformación y han necesitado otros recursos (materia prima, mano de obra, electricidad, etc.), van al grupo 710

Esto es así porque las cuentas del grupo 61 irán aumentando o disminuyendo (dependiendo de que la variación en materias primas sea positiva o negativa) las compras realizadas en el periodo (incluyendo los trabajos subcontratados y descontando rappels, devoluciones, etc.) y conforman el epígrafe de la cuenta de pérdidas y ganancias número 4. Aprovisionamientos.

Por el contrario las cuentas del grupo 71 irán en el epígrafe 2 de la cuenta de perdidas y ganancias Variación de existencias de productos terminados y en curso de fabricación, y que aumentará o disminuirá (dependiendo de que la variación en productos en curso o terminados sea positiva o negativa) la partida recogida en el epígrafe 1. Importe neto de la cifra de negocios.

Por tanto, la variación de existencias de materias primas y mercaderías afecta al "consumo" estando incluida dentro de la partida aprovisionamientos, mientras que la variación de existencias de productos en curso o terminados irá vinculada a la cifra de negocio y por tanto conformando la "producción".

Consideramos importante indicar que cuando hablamos de productos en curso o terminados, no solo nos referimos a productos tangibles de empresas industriales que necesiten materias primas, también a las de servicios, que facturan por proyectos, cuando estos estén en fase media, es decir que estén en curso o terminados pendientes de facturar.
Por ejemplo realizar el proyecto de construcción de un puente, que lo facturaremos a su entrega, puede llevarnos mas de un año, y en este caso al finalizar el ejercicio  habremos consumido recursos para realizarlo (mano de obra, electricidad, consumibles, viajes, dietas, etc.), y por tanto se debe considera el porcentaje del proyecto realizado como producto en curso y regularizar también esas "existencias".

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Análisis de Balances para la toma de decisiones, o bien solicitarlos in company:

¿Qué armas tiene un administrador o gestor de una empresa?

Todos sabemos que en cualquier negocio, existe un registro o control de todas sus operaciones diarias, que se anotarán de forma cronológica, conformando la historia económica de la empresa: se registran las compras, las ventas, los gastos, los pagos realizados, las inversiones, etc.

Esta información reglamentada por las Administraciones publicas, debidamente agrupada en los obligatorios informes financieros, es la carta de presentación de las empresas, dando a conocer tanto su situación patrimonial como el beneficio que obtienen y por tanto es de alto interés para los agentes externos relacionados con la empresa, es decir a los proveedores que nos suministran las mercancías y materias primas, a los clientes que nos comprar nuestros productos o servicios, a los bancos que nos prestan el dinero y desde luego para las propias administraciones publicas.
 

 

Pero ¿esto sirve para gestionar la empresa?, Pensemos en los gestores, que deben resolver los problemas y encargarse cada día de tomar las mejores decisiones: prestar un servicio u otro, contratar mas o menos personal, decidir que productos comprar y a quien, introducir una nueva gama o dejar de fabricar un producto, subcontratar o no determinados procesos, etc

Todo ello se hace desde una perspectiva interna, analítica, es lo que se conoce como control de gestión o gestión de costes, o gestión analítica ¿y de que se encarga? Se encarga de analizar el interior de la empresa y conectar este análisis con el mercado. Esto le permitirá adaptarse a la demanda del mercado, conocerá que productos tienen mayor venta, incluso en que zonas se consume un determinado producto, o en que época del año aumenta, cuanto le cuesta producir cada uno de sus productos, cuanta mano de obra es necesaria, el precio de transportarlo

Es clave para la gestión a corto plazo, pensemos que hay indicadores en la empresa como el endeudamiento o la solvencia empresarial, que siendo importantes no se pueden modificar a corto plazo, o la demanda, o los precios de venta, que suelen venir impuestos por el propio mercado

 ¿ Y que arma tiene un administrador o un gestor? Modificar su estructura de costes y adaptarla para obtener la competitividad necesaria que la haga líder

 

La cuestión es sencilla…. Cualquier responsable de un departamento, área y desde luego organización debe preguntarse ¿ conozco exactamente cuanto gasto y en que lo gasto? Si no es así, o no con certeza, es un problema.

Una empresa que no controla, no puede ni reducir ni optimizar sus costes, y esto en la económica dinámica y global, esta abocada al fracaso y a la quiebra 

En mi proyecto ¿cuáles son mis costes?

Desde un punto de vista económico, para saber si mi proyecto tendrá un resultado positivo, es decir si tendrá beneficio, tan solo tengo que restar de los ingresos todos los costes necesarios para obtener dichos ingresos.

A priori es así de sencillo, el problema lo encontramos cuando debemos cuantificar e identificar todos los costes en los que incurriremos y  las preguntas habituales de cualquier emprendedor son: ¿la materia prima es un coste? ¿y la compra de maquinaria? ¿y el alquiler de la nave? ¿y los sueldos y salarios?

 

Vamos a aclararlo partiendo de la premisa de que coste es un consumo, un sacrificio de recursos.

 

El coste o el consumo,  puede tener lugar o no, en el momento de la compra (Es importante recordar que una compra solo significa una transferencia de propiedad). Atendiendo a esta circunstancia podremos distinguir 2 tipos de costes o de consumo:

1) Los consumos que tienen lugar en el momento de la adquisición, que son los llamados gastos, que no pueden almacenarse y no son tangibles, por lo tanto, decimos que nacen consumidos o lo que es lo mismo... en ellos no hay un proceso de consumo a lo largo del tiempo. Por ejemplo el alquiler de una oficina, el consumo de luz, los salarios de los trabajadores, etc.
En todos los gastos se cumple la característica de que no se  pueden guardar, no los puedo tener en un almacén como cualquier bien tangible para usarlo cuando quiera

 

 

2) Los consumos que no tienen lugar en el momento de la adquisición o compra, sino que se consumirán en un futuro más o menos cercano y atendiendo a este criterio se dividen en consumo de materias primas y consumo de inmovilizado:  

• Materias primas / mercancías, son las que se consumen a corto plazo. Si compro harina para hacer pan, la incorporaré a la fabricación, la consumiré en unas semanas, normalmente antes de un año que es el horizonte que distingue el corto plazo del largo plazo. Por tanto el coste será la parte de la materia prima que he consumido para realizar mi producción, pero no el total de la compra realizada. Apreciamos con este ejemplo la diferencia de la compra y coste

• Elementos de inmovilizado (inversiones). Aquí conviene recordar que una inversión es la compra de un bien (material o inmaterial) que tiene dos características muy diferenciadoras: Van a estar produciendo una rentabilidad a lo largo de varios años y se van a consumir (perder valor o desgastar) también a lo largo de varios años. Por tanto en las compras de inmovilizado, el consumo se realiza a largo plazo, en el periodo de vida útil del bien.

       La parte que cada año consumimos de ese bien,  que se conoce como amortización, es lo que constituye el coste para mi proyecto.  Por ejemplo si compro una furgoneta para repartir pan, me dará utilidad durante al menos 8 años, por tanto, la amortización o el coste a imputar cada año, será la octava parte del valor de la furgoneta  

 

Visto lo anterior, los emprendedores tiene que considerar que el término coste tiene un sentido muy amplio, y vale la pena repetir que incurrimos en un coste cuando.... tenemos un gasto, también cuando consumimos el total o una parte de la compra de materias primas (o mercancías), porque dejaremos de tenerlas al incorporarse al producto que fabricamos (o al ser vendidas) y también tendremos un coste cuando pasa el tiempo por una inversión, pues se depreciará por desgaste u obsolescencia y perderemos riqueza (hay un sacrificio económico)

Nos ayudará mucho tener una aplicación rigurosa para confeccionar un plan de viabilidad que elimine incertidumbre y riesgo en cualquier proyecto que vayamos a iniciar

 

 

Qué debe entender un emprendedor por materia prima

El diccionario define como materia prima a la materia extraída de la naturaleza,  que se transforma para elaborar materiales o productos, es decir en bienes de consumo. Por ejemplo el petróleo, que se transforma en multitud de materiales y productos, desde combustibles hasta plásticos o tejidos. También serían materias primas el cuero para hacer zapatos o bolsos, la lana y el algodón para la industria textil, los productos agrícolas destinados a la industria alimentaria, la madera, etc.

En economía, en contabilidad y en general en el mundo de las finanzas,  de forma análoga, se definen como materias primas todos los materiales o todos los elementos, que se incluyen en la elaboración de nuestro producto, a diferencia del término mercadería que son los productos adquiridos para su venta sin transformación.

 

 

Por tanto los productos que elaboramos y que suponen nuestra producción, serán el resultado de aplicarle una serie de transformaciones a unas materias primas, ligado al proceso productivo. De esta manera el coste final de fabricación de nuestro producto será la suma de la materia prima que lo compone, mas los gastos necesarios para su elaboración, fundamentalmente mano de obra y otros gastos de producción.  ¡Atención!,  que no hablo de precio de venta, sino exclusivamente de precio de fabricación del producto  

Es en este punto, en el de la transformación,  cuando los emprendedores suelen tener dudas para distinguir del total de compras y gastos que realizan,  cuales son exactamente las materias primas, distinguiéndolas de las compras destinadas al proceso de elaboración, como la maquinaria, herramientas, elementos de transporte etc. Suelo decirles que materia prima son los elementos incorporados al producto que entregamos al cliente, por ejemplo si hago pan, el cliente se llevará en el producto la harina, levadura, sal, agua, etc....esto serían las materias primas,  pero no se llevará las bandejas, ni el horno, ni el tanque del propano, ni el mantel, ni las estanterías,  por muy necesario que esto sea para la fabricación del pan.

Tampoco serían materia prima los embalajes, porque aunque si se entregan al cliente no se transforman, ni siquiera forman parte del producto, por ejemplo el pan lo doy dentro de una bolsa de papel, que ni es un  producto que yo haya elaborado ni desde luego forma parte del pan,

Son las empresas industriales, es decir las que fabrican productos, las que necesitan  por excelencia materias primas, constituyendo el coste mas elevado o uno de los costes mas importantes de la empresa, y por ello merece una atención y control cercano y riguroso, tanto para la propia gestión del producto, para el control de las existencias o para la fijación de los precios.

En empresas de servicios, es decir empresas cuyo objeto social es la  prestación de su conocimiento o de su saber hacer en favor del cliente o consumidor, como asesorías, empresas de turismo, etc., y por tanto sin elaboración de producto, no utilizarán materias primas ¿o si?. Veamos el caso de una peluquería, que utiliza una serie de productos que mezcla para aplicarle un tinte al cliente, en este caso podríamos considerar a estos productos como la materia prima
Otro ejemplo podría ser una copistería, el servicio consiste en realizar copias de un original que nosotros aportamos, y por tanto es un servicio. Sin embargo, la copia va en soporte papel con impregnación de tinta, que nos entregarán como producto final, por lo que claramente tanto la tinta como el papel, constituirían la materia prima
En negocios de fisioterapia o estéticos, cuando nos aplican una crema, un aceite o un bálsamo, estos productos también se pueden considerar materia prima. Si en lugar de aplicarlos a nuestro cuerpo, nos vendiesen el bote de crema, no sería materia prima, sería mercadería (término que significa material que compramos para venderlo sin transformación)

La materia prima siempre debe cumplir las dos condiciones que hemos indicado al inicio: ser transformados y formar parte del producto que "entregamos" al cliente.

Es por esto que cuando se estudia un nuevo producto o se gestiona una empresa es imprescindible conocer y manejar estos conceptos con claridad, de modo que los datos y la información sean fiables para las decisiones que debemos tomar. Realizar un plan económico financiero con una aplicación rigurosa y profesional, nos aporta tranquilidad y reducción de errores.

 

Nuevos límites en las cuentas anuales

Con la última modificación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre (BOE de 28 de septiembre) la elaboración de los estados contables normales o abreviados, auditados o no,  obligatoriedad de presentar Estados de Flujo de Efectivo, incluso informe de gestión, quedan resumidos de la siguiente manera





 

Clara I. Vega
www.temporaconsultores.com

¿Estoy contratando o subcontratando?

En economía y finanzas solemos tener conceptos equivocados de términos que usamos habitualmente, uno de los errores mas frecuentes es no diferenciar una contratación de una subcontratación. A priori puede parecer intrascendente, sin embargo el análisis resultante de los datos es completamente distinto, porque son tipos de costes totalmente diferenciados, y como consecuencia las decisiones a tomar serán inadecuadas.

 

En ambos casos es la realización de un contrato, generalmente, mercantil o civil, con una persona o empresa externa con la que se pacta un trabajo a cambio de un pago o contraprestación.

 

Sin embargo se diferencian en el contenido del producto o servicio contratado:

 

Contratación: En este caso se pactan trabajos o servicios que no son propios de nuestro negocio, como asesores, publicidad, trabajos de limpieza de las instalaciones, servicios de prevención y seguridad, etc.… (siempre que nuestra actividad fuera diferente a cualquiera de ellos, es decir que no fuésemos ni empresa de publicidad, ni de limpieza, ni asesoría, por ejemplo que fuésemos una carpintería)
 

Contablemente irán a servicios exteriores 623 (asesores), 627 (publicidad), "otros servicios" 629 (limpieza, seguridad, prevención, etc.) y por tanto se consideran costes de explotación.
 

Subcontratación: también llamado outsourcing, en este caso los productos o servicios (o parte de ellos) que pactamos con un tercero,  los deberíamos hacer nosotros, forman parte de nuestra actividad productiva, pero lo encomendamos a otra empresa o profesional externo. Por ejemplo en el caso de una carpintería, si el proceso de barnizar la madera la encargamos a otra empresa, bien porque tiene mejores máquinas o porque tenemos un exceso de trabajo en nuestro taller, en ese caso es subcontratación.
 

Contablemente irán a la cuenta 607 formando parte de los aprovisionamientos,  es decir como si de materia prima o mercadería se tratara y por tanto forman parte del coste de producción o también llamado por algunos autores, coste de la venta. (no confundir con el coste de comercializar los productos)

Clara Vega
www.temporaconsultores.com

Me deduzco el gasto si...

Contablemente serán imputables todos los gastos necesarios e imprescindibles para el desempeño de una actividad profesional o empresarial. En otras palabras, los gastos siempre deben estar vinculados al ejercicio de nuestra actividad profesional. Por ejemplo, si te dedicas a las artes gráficas no puedes incluir como la gasto, la amortización de un yate de recreo, aunque lo hayas comprado a nombre de la empresa.

Fiscalmente  tendrán la consideración de gastos  deducibles a efectos del Impuesto sobre Sociedades, aquellos gastos contables que correspondan a operaciones reales, estén correlacionados con la obtención de ingresos, estén debidamente contabilizados, hayan sido imputados temporalmente con arreglo a devengo y estén debidamente justificados.
Como excepción a la norma anterior, y aunque se den esas circunstancias, se considerarán gastos NO deducibles los expresamente indicados en el artículo 14 del TRLIS: retribución de los fondos propios, los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades, las multas y sanciones penales y administrativas, recargo de apremio o por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones, pérdidas del juego, Los donativos y liberalidades, etc.
 

 

 

Estos matices son imprescindibles en caso de revisión por parte de la Administración Tributaria, por lo que debemos tener clara la aplicación del gasto y defender su deducción en base a estos criterios, sabiendo que en caso contrario serán rechazado por Hacienda, con el correspondiente recargo y sanción.

 

Hay ciertas partidas que generan importantes dudas sobre sí se pueden o no deducir.

1.-Gastos de deslazamiento, habitualmente se admite el gasto de desplazamiento que especifique el motivo del viaje (siempre relacionado con la actividad) junto a su factura correspondiente.

2.-Comidas, se admite el gasto , cuando además de lo mencionado en el punto anterior, el importe de la comida sea razonable, por lo que un gasto desmesurado podría hacer que éste no pudiera deducirse.

3.-Ropa de trabajo, esta ha de ser exclusivamente de trabajo (uniformes) y ropa con el logo de la empresa, no podremos deducir el gasto de compra de ropa si ésta es susceptible de ser utilizada en la vida privada. 

4.-Vehículos y los gastos asociados a los mismos (mantenimiento, seguros, etc.). Para poder ser considerados deducibles al 100%, los vehículos deben estar afectos a la actividad, y no podrá utilizarse para fines privados. Además se debe justificar la condición de empleado en la empresa del usuario del vehículo.

5.-Publicidad.- Debe tener claramente visible el logo o frase publicitaria en cada regalo, en caso contrario se considera liberalidad y estaría exento.

 

Clara I. Vega Caballero
www.temporaconsultores.com

Entendiendo las amortizaciones

El término Amortizar proviene de la raíz latina “mortis” y si bien existen diferentes versiones, asociado al lenguaje económico financiero, sería “llevar a la muerte un saldo”. De hecho se emplea referido a dos ámbitos prácticamente opuestos: la amortización de un activo y la amortización de un pasivo

La amortización de un pasivo, consiste en la devolución gradual de una deuda. Por ejemplo un préstamo es un pasivo que recibimos del banco con la obligación de devolver cantidades periódicas del principal más los correspondientes intereses, pues bien, cada una de las devoluciones del principal que pagamos en cada recibo sería la amortización de ese pasivo. Será la propia entidad financiera la que nos entregue el llamado “cuadro de amortización” mediante el que conoceremos las cantidades por uno y otro concepto que tenemos que reembolsar.  

 

 La amortización de un activo, es la pérdida de valor gradual que van sufriendo nuestros activos no corrientes, llamados también inversiones (aquellos bienes materiales o inmateriales cuya permanencia en la empresa será mayor a un año y que nos proporcionaran unos beneficios a lo largo de ese tiempo llamado “vida útil”). Dicho de otro modo, podemos decir que el coste del inmovilizado no lo imputaremos en el año de su adquisición, sino que lo iremos imputando proporcionalmente a lo largo de su vida útil.

 

 

Debemos observar las consecuencias desde dos ámbitos: contable-económico y  financiero:
 

 1) Contablemente el asiento de amortización de inmovilizado, sería

       (68x) Dotación para amortización   

                                                                 a   

                                                                    (28x) Amortización acumulada Inmovilizado

Es decir, se crea una cuenta de gasto llamada “dotación para amortización” que llevará a la cuenta de explotación la pérdida que sufrimos en cada ejercicio como consecuencia de ese deterioro, además y como contrapartida se genera otra cuenta, con signo negativo, que veremos en el activo “amortización acumulada”,  que recogerá esta misma pérdida de valor, acumulado año tras año, , restándolo del valor inicial de dicho activo. De esa manera daremos una imagen fiel y real de la valoración de nuestra empresa.

 

 2) Financieramente, nos proporciona autofinanciación, esto ocurre porque NO tenemos que realizar ningún pago por esta pérdida de valor, es decir, que se genera un fondo de dinero que nos permitiría hacer frente a una posterior sustitución de estos elementos. Este fondo monetario viene a compensar la descapitalización o empobrecimiento gradual por la pérdida de valor de los activos inmovilizados.

Para calcular la amortización de nuestros activos, debemos conocer:

a)     Valor inicial, es decir el valor de la adquisición más todos los gastos necesarios para conseguir la puesta en marcha del activo. Por ejemplo si compramos una máquina valorada en 10.000 euros y el transporte suponen 100 euros mas, el importe que figurará en nuestra contabilidad será de 10.100 euros

b)     Años de vida útil es la duración en años que estimamos va a tener cada elemento proporcionándonos beneficio, esta estimación tiene unos límites regulados por "tablas de amortización oficiales"

c)      Valor residual, aquí debemos considerar el valor estimado que va a tener el elemento de inmovilizado, una vez transcurran los años de vida útil. Algunos activos no pierden todo su valor, y se podrían vender por un precio residual.

Una vez obtenidos estos datos, existen varios métodos de amortización deducibles:

1.      Amortización constante, lineal o de cuota fija. Es el método más aplicado, y consiste en asignar a cada periodo la misma cuota de amortización, resultante de dividir el valor inicial – valor residual, entre la vida útil.

2.      Amortización con porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortizar. El porcentaje constante se determinará ponderando el coeficiente de amortización lineal obtenido a partir del período de amortización según tablas de amortización oficialmente aprobadas, por los siguientes coeficientes:

• 1,5, si el elemento tiene un período de amortización inferior a cinco años.
• 2,0, si el elemento tiene un período de amortización entre 5 y 8 años
• 2,5, si el elemento tiene un período de amortización igual o superior a ocho años.

El porcentaje constante no podrá ser inferior al 11 por ciento (Los edificios, mobiliario y enseres no podrán acogerse a este sistema)

3.     Amortización mediante suma de números dígitos (Los edificios, mobiliario y enseres no podrán acogerse a este sistema)

4.      Amortización que se ajuste a un plan formulado por el sujeto pasivo y aceptado por la Administración tributaria, es un tipo de amortización libre, que está sujeto a Reglamentación y sectores.

5.      También se considerará depreciación efectiva cuando el  sujeto pasivo justifique su importe

 Clara I. Vega
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Clasificación de gastos

La palabra "gastos" está referida a aquellos costes que va a tener nuestra empresa en partidas o conceptos que cumplen las siguientes condiciones:

1. Son intangibles y por lo tanto no los podemos almacenar (a diferencia de las compras)
2. Nos van a dar utilidad inmediata, pero NO durante varios años. (a diferencia de las inversiones)

Por ejemplo, una patente o una página web NO son gastos, pues aunque cumple la primera condición (son intangibles), no cumple la segunda (la utilidad de una web se extenderá durante varios años). Por lo tanto, serán inversiones.

Los gastos relacionados con la constitución de la empresa , tienen un tratamiento especial, que no  pasan por la cuenta de explotación, sino que van directamente al patrimonio neto (restando), aunque si desgravan fiscalmente. 

 

Dentro de los gastos necesarios para la explotación del negocio, se podrían clasificar en  varios grupos, que debemos conocer para poder hacer un seguimiento y un control y como consecuencia poder tomar las decisiones adecuadas

• Servicios Exteriores
• Tributos
• Gastos de personal
• Gastos financieros
• Gastos extraordinarios
• Amortizaciones
• Deterioros y otras dotaciones

 

 

El mas importante, por agrupar la mayoría de los gastos, es el primer grupo, que tratamos a continuación:

 

Servicios exteriores, Tienen la particularidad de que generalmente estarán prestados por personas o empresas ajenas a nuestro negocio, y de todos ellos debemos tener como documento soporte, una factura o recibo.

 

Presentarán la siguiente clasificación:

 

• Alquileres (ya sea de máquinas, locales o vehículos (rentings).

• Reparación y conservación de naves y locales, máquinas, vehículos y otros elementos inmovilizados.

• Servicios de profesionales independientes como son los gastos en asesorías-consultorías, abogados, notarios, arquitectos, etc., siempre que no vayan ligados a la constitución de la sociedad, como hemos indicado mas arriba.

• Gastos de transportes. Pero ... ¡atención! sólo los que utilizamos para hacer llegar el producto que fabricamos a nuestros clientes...nunca los pagados para traer mercancías o materias primas, porque estos últimos se deben imputar como mayor valor de las propias mercancías o materias primas.

• Primas de seguros, son los gastos derivados de seguros, para cubrir cualquier riesgo.

• Gastos en servicios bancarios, serán aquellos que nos prestan los bancos (avales, comisiones, etc.) siempre que no sean intereses (los intereses se cobran en función del tiempo que nos dejan una determinada cantidad de dinero y en función de un porcentaje). 

• Gastos en publicidad, relaciones públicas o destinados a comercializar de alguna forma tu proyecto (cuñas de radio, carteles, billetes de avión y hoteles para una feria del sector, dietas de comerciales, etc.)

• Suministros de agua, luz, telefonía o internet.

• Otros gastos, viajes, dietas del personal, limpieza y aquellos que no se hayan podido incluir en otros epígrafes

 

Esta clasificación es importante distinguirla para abordar con éxito un plan de viabilidad.

 Clara I. Vega
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Aprovisionamiento en la empresa: mercaderías, materias primas, subcontratación...

Las compras son adquisiciones de materias primas, mercancías y otros recursos que formarán parte del producto o servicio que vendemos.

No nos referimos a las INVERSIONES EN INMOVILIZADO (máquinas, naves, vehículos, etc..) pues estas permanecen en la empresa varios años ayudándonos a realizar nuestra producción o servicios, pero NO forman parte del producto o servicio que ofrecemos. Sin embargo, los aprovisionamientos con las compras que SI FORMAN PARTE DEL PRODUCTO O SERVICIO REALIZADO

Concretamente hablaremos de aprovisionamientos, que seria el consumo de productos necesarios para realizar nuestro producto o servicio y que desde el punto de vista contable incluyen: materias primas y mercaderías y ¡atención! también las subcontrataciones

Materias primas son aquellas compras o  aprovisionamientos que antes de vender necesitan transformación, por ejemplo la madera será una de las materia primas si nuestro negocio es una carpintería.

Mercadería o mercancía son las compras o aprovisionamientos que adquirimos para venderlo sin transformar, por ejemplo... una camisa, si nuestro negocio es una tienda de ropa.

 

 La mayoría de empresas que ofrecen servicios no utilizan materias primas ni mercancías, aunque en algunos casos podríamos considerar que sí... como por ejemplo... en un centro de fisioterapia, serán necesarias distintas cremas y aceites para masaje y esas serán las materias primas utilizadas, porque se transforma su estado y están incluidas en el propio servicio (se consumen).

 

Subcontratar la fabricación de un producto o subcontratar la realización de un servicio, también está considerado (desde el punto de vista contable) como una compra o aprovisionamiento.

Es importante saber que la subcontratación se produce cuando un producto o servicio (o parte de él) que deberíamos hacer nosotros, lo encargamos a otra empresa o profesional externo.

Por ejemplo en el caso de la carpintería, si el proceso de barnizar la madera la encargamos a otra empresa que tiene mejores máquinas o porque tenemos un exceso de trabajo en nuestro taller, en ese caso es subcontratación. No será subcontratación aquellos trabajos que no sean propios de nuestro negocio, como la limpieza de la oficina, prevención y seguridad, contabilidad, etc.…que son otros servicios. De echo estos últimos en lugar de la cuenta 607, irán a la 629

 

 

 

 Clara I. Vega
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