Tener una contabilidad clara y transparente es clave para la tomas de
decisiones y el análisis de la empresa. Para esto, la conciliación
bancaria es un paso fundamental, pero como sabes puede resultar un proceso largo y
tedioso. A continuación te proponemos una serie de trucos para mejorar el
proceso.
La conciliación
bancaria es la comprobación que se hace entre los apuntes que lleva una empresa de
sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre esas
cuentas. Se trata de un proceso muy importante para las compañías, pero puede
resultar excesivamente largo y pesado. Aquí tienes los 7 consejos para una
conciliación bancaria más eficiente:
1. Tener a
mano toda la información y documentación necesaria.
Éste es el primer paso y el imprescindible. Para poder detectar la
información que nos falta o la errónea, necesitamos disponer de la mayor
cantidad de información, y así tendremos una mejor visión del conjunto. Además,
si no se ha registrado parte de la información antes de empezar el proceso,
tendremos que realizarlo varias veces, y esto nos hará perder más tiempo.
En esta primera fase, pues, será necesario reclamar la documentación a
quien proceda y registrarla.
Recordar que se
puede y se debe recuperar el IVA de algunos servicios bancarios y para ello
es imprescindible la factura.
2. No olvidar la caja
Las cajas también forman parte de la tesorería de la empresa, por lo que si
no las tenemos en cuenta pueden surgir errores en la conciliación.
3. Conciliar por tramos
Se recomienda iniciar la conciliación bancaria comprobando el saldo final
del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esta práctica
nos será útil en caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha
anterior al cuadro de saldos. De esta forma, si detectamos un error, no hará
falta volver a revisarlo todo punto por punto, sino que comprobaremos por
tramos en qué mes se encuentra el descuadre.
4. Analizar los descuadres
A menudo, los descuadres en contabilidad se producen por errores comunes y
pequeños descuidos como por ejemplo: duplicar un apunte, no contabilizar un
movimiento, equivocarse al colocar la coma (que provocará un descuadre en las
cifras) o equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra.
Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos probar de
identificar la fuente del descuadre pensando en errores de este tipo,
fijándonos bien en el importe y comprobando si lo podemos relacionar con el
importe de algún otro movimiento. Con esto nos ahorraremos tiempo y dolores de
cabeza.
No es habitual, pero los bancos también se equivocan. Nos pueden cobrar o
ingresar un importe que no nos corresponda, o que se equivoquen de cuenta a la
hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma
entidad bancaria. Si te encuentras con un caso sin justificación alguna o
tienes dudas, consulta con tu entidad bancaria.
Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece
una solución muy fácil y tentadora, pero no se trata de una solución real
porque el descuadre sigue estando allí. Si se acumulan en exceso, la
contabilidad estará cada vez más alejada de la situación real, y será cada vez
más complicado resolver el desorden.
Como sabes, cualquier gestión basada en el papel siempre será más larga y
tendrá más posibilidades de errores que la misma tarea automatizada. Lo mismo
pasa aplicado al proceso de la conciliación bancaria. Existen herramientas que
automatizan el proceso o parte de él, para que sea más eficiente y controlado,
y deje de ser una tarea tediosa basada en el papel.
Un ejemplo es Captio, la plataforma líder española en gestión de gastos de viajes de empresa
que permite importar la información del banco, e identificar los pagos
realizados con una tarjeta bancaria de la empresa o un empleado concreto. Los
gastos quedan conciliados con los gastos reportados de ese usuario de forma
automática, fácil y simple.
Si quieres saber más
acerca de la conciliación bancaria, Captio ha elaborado esta guía gratuita
titulada “Conciliación bancaria paso a paso”. En ella encontrarás todas las
respuestas que necesitas para comprender el proceso de conciliación bancaria de
los gastos de empresa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario