domingo, 28 de agosto de 2011

¿Cómo contabilizar en la cuenta... 629?


Contabilización en la cuenta 629 (Otros servicios)

Definición oficial

La definición que aporta el Nuevo Plan General Contable de 2008 para la cuenta 629 (Otros servicios), es: “Los no comprendidos en las cuentas anteriores. En esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas”.

Por lo tanto, esta cuenta constituye una especie de “cajón de sastre” a la que muchas veces se recurre como última solución después de no haber encontrado una cuenta cuya definición se ajuste perfectamente a lo que consideramos.



A través de unos ejemplos, podremos entender un poco más, qué tipo de gastos SÍ deben incluirse en la cuenta 629:
  • Servicios externos de limpieza
  • Cuotas mensuales por servicios de atención técnica informática
  • Tickets de parkings, autopistas y similares 
  • Servicios de Inspección Técnica de Vehículos (ITV
  • Servicios de Prevención de Riesgos Laborales (PRL
  • Cuotas por pertenencia a asociaciones
  • Gastos de comidas en restaurantes y bares, alojamiento en hoteles, pensiones y similares que sean necesarios para hacer posible la realización de la actividad principal de la empresa, ya sea producto o servicio. Por ejemplo: Un grupo de obreros están realizando una construcción en otra ciudad distinta a la suya y comen en un restaurante cercano a la obra, pagando ellos la factura correspondiente. Posteriormente, presentan la factura en la empresa y esta la abona. 

También mediante otros ejemplos, vamos a exponer qué tipo de gastos NO deben ser contabilizados en la cuenta 629:
  • Cuotas para mantenimiento en buen estado de equipos (ordenadores, software y sistemas operativos, máquinas productivas, fotocopiadoras, etc.). Estos gastos deben contabilizarse en la cuenta 622, pues su naturaleza es mantener el buen estado de elementos de inmovilizado (ya sea material o intangible). 
  • Gastos de comidas en restaurantes y bares, alojamiento en hoteles, pensiones y similares, cuyo motivo sea conseguir y/o sostener la comercialización de la actividad principal de la empresa. Estos gastos deben contabilizarse: 
    • En la cuenta 627, si el gasto lo soporta la empresa directamente. Por ejemplo: un comercial ha comido en un restaurante de otra ciudad y pide una factura de la comida. Posteriormente, presenta el documento en la empresa y esta se lo abona. El gasto tiene su origen en sostener una actividad comercial para que la empresa pueda conservar y ampliar su cartera de clientes mediante un comercial, por lo tanto la naturaleza del gasto es “Publicidad, propaganda y RRPP”.
    • o En la cuenta 640, si el gasto se le abona al trabajador previamente e incluida en su nómina, en concepto de dietas. Por ejemplo, cuando al trabajador se le paga en nómina una cantidad estipulada y después se la administra él mismo, se considera “mayor valor” de su remuneración. 
  • No se debe contabilizar en la cuenta 629, cualquier elemento que se compre y sea tangible o almacenable: Por ejemplo, la compra de post-it, papel, bolígrafos, etc., deben contabilizarse en una cuenta de compras (602, Compras de otros aprovisionamientos), pues son elementos almacenables y NO son servicios , como indican los dos primeros dígitos de subgrupo de la cuenta 629 (62: Subgrupo de Servicios exteriores). 
Contabilización:
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629 Otros servicios exteriores
472 IVA soportado
                         41x Acreedores por prestación de servicios
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Es muy recomendable:
  • Crear varias cuentas auxiliares cuyos últimos dígitos sean distintivos (62900001, 62900002, etc.) por cada tipo de gasto, dentro de los que hemos comentado como habituales (limpieza, parkings y autopistas, asociaciones, etc.). Esta opción puede ser la más recomendable si la empresa no tiene ya desglosadas las cuentas en función de líneas de negocio, proyectos, etc. 
  • O bien contabilizarlo todo en una cuenta auxiliar genérica (62900000) (opción menos recomendable) pero poniendo en el concepto de cada asiento el tipo de gasto que es, para poder identificarlo posteriormente. Esta opción es un recurso para aquellas empresas que ya tienen reservadas las cuentas auxiliares desglosadas para líneas de negocio, proyectos, etc. 
Funcionamiento Debe/Haber:

Como cuenta perteneciente al grupo de Compras y Gastos, su signo natural es positivo (Debe).

IMPORTANTE:

Remarcamos la importancia de lo que anteriormente hemos expuesto en cuanto a distinguir en qué casos un mismo ticket o factura puede, según sea el motivo que lo origina, contabilizarse en una cuenta u otra:
  • En la cuenta 627, si la empresa necesita el gasto para temas comerciales 
  • En la cuenta 640, si la empresa paga al trabajador para que este gaste el dinero en concepto de dietas. 
  • En la cuenta 629, si la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica. 
En cuanto a cuestiones sobre la deducibilidad o no de los gastos en concepto de dietas, desplazamientos y alojamientos son muy interesantes los enlaces:



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2 comentarios:

  1. Yo pienso que la ITV, en el caso de una empresa de transportes, iría mejor en la cuenta "Reparaciones y conservación". ¿Qué opinan Vds?

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    Respuestas
    1. El servicio que prestan las empresas de Inspección Técnica de Vehículos está destinado a la vigilancia del parque móvil en España. Es decir, el Estado quiere que los vehículos que circulen por las carreteras y calles no sean un peligro para ellos y para terceros en cuanto a seguridad, ecología, etc.

      Por lo tanto, la naturaleza del servicio es el RECONOCIMIENTO Y COMPROBACIÓN del buen estado.... pero no la REPARACIÓN Y EL MANTENIMIENTO.

      En la ITV no reparan nuestros coches ni les introducen mejoras destinadas al buen mantenimiento. Así pues, es un servicio de una empresa que no puede ser encuadrado en una cuenta 622, ni en ninguna otra...excepto en la 629.

      Saludos.

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