Sólo con hacer referencia a la palabra "notas", ya se imprime un "halo" de ... documento de segunda categoría, para usar y tirar, borrador, documento privado que no se debe mostrar a nadie, etc.
En este artículo vamos a intentar hacer jsuticia y romper una lanza por este tipo de documento que, utilizado de forma correcta, tiene un papel fundamental en la organización y productividad personal.
Por supuesto, si alguien está pensando en esto...
...no estamos en sintonía, porque nosotros nos referimos a organización y productividad 2.0. Es decir, documentos realizados con aplicaciones informáticas que gestionan "notas".
¿Cuando y como hacer una "nota"?
Debemos hacer una nota, si se da alguna de las siguientes circunstancias:
- SI NO ES UN AVISO o RECORDATORIO. Es decir, una nota no nos va a recordar nada porque es un elemento pasivo (¿alguien a visto alguna vez a un Post-it o a una nota escrita en Word descolgarse de una pantalla, andar hasta una persona, tocarle en el hombro y decirle que debe hacer algo?) . Si utilizamos las notas como avisos o recordatorios, estamos multiplicando nuestras tareas: debemos escribirla 1 vez y revisarla varias veces para asegurarnos de que vamos a hacer lo que dice en el momento y día correcto. Así pues, lo ideal para los recordatorios, son los calendarios o los gestores de tareas. (aunque es necesario decir que los programas para gestionar notas, convierten a estas en "tareas" programadas con aviso, con un par de clicks tan sólo).
- Cuando el documento sea totalmente interno: el formato y el aspecto visual no es importante y no sea lo más probable tener que enviarlo adjunto a nadie.
- Cuando el documento esté en fase de desarrollo y/o haya que compartirlo con varios usuarios que van a hacer cambios y revisiones constantes. Posteriormente, cuando el documento esté definitivamente terminado, se decide si se "Guarda como" documento Word, PDF, etc. Las aplicaciones que gestionan notas están preparadas para sincronizarlas en lugares compartidos en red local o en internet (Almacenamiento online, SharePoint, etc.).
- Proyectos en los que hay que consensuar y poner en común ideas e información por parte de varias personas.
- Trabajos de investigación en los que haya que acumular información de una o varias fuentes: artículos en la web, imágenes y fotografías, presentaciones, etc. Varios ejemplos, podrían ser:
- Acumular información para un próximo viaje
- Acumular inforamción para escribir un Blog, un libro, etc.
- Acumular información para redactar un Plan de Empresa o un Plan de Marketing
- etc.
- Gestión de contaseñas
- Mapas mentales
- Ideas para poner en práctica en el futuro "sine die"
Utilización de notas en el plano personal:
- Reseñas, recomendaciones y vínculos a libros, películas o música.
- Planificación de viajes
- Recetas y listas de compras
- Gestión de contraseñas personales
- etc.
Programas más extendidos y completos para gestionar notas:
- Microsoft One Note
- KeyNote
- Evernote
(todos ellos disponbles para Windows, Mac y Android)
...aunque os recomendamos un excelente artículo del Blog Genbeta en el que tenéis una deescripción y estudio de las mejores 8 aplicaciones para notas.
Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Organización y Productividad 2.0., o bien solicitarlos in company:
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