martes, 25 de abril de 2017

8 claves para el control de gestión: Delegar


Si eres el gerente o el director de tu empresa, serás la cabeza de la empresa, pero no puedes responsabilizarte de todos los departamentos, llevarás el timón, establecerás los objetivos y dirigirás los esfuerzos hacia la consecución de estos objetivos. Como gerente estarás siempre relacionado con todas las áreas funcionales, que generalmente son: Comercial, producción, RR.HH. y finanzas.
 
Respecto al área financiera y la gestión de costes, tengo que decir que tradicionalmente ha sido relegado a un segundo plano por la mayoría de los empresarios que priorizaban los aspectos comerciales del negocio, pero te aconsejo que sigas la tendencia de los gestores y directivos empresariales actuales que reconocen la necesidad de formarse en los aspectos financieros básicos, y te permitirá entender y tomar decisiones basadas en información financiera.

Sea del tamaño que sea, tu empresa se debe regir por estas 8 claves previas en su gestión. Son los cimientos de la gestión
 
La primera y de la que nos ocuparemos en este primer post es Delegar
 
 


No caigas en el error de algunos gerentes que ejercen un control de la gestión tan exagerado y de forma tan directa, que en la mayoría de los casos provoca una concentración de funciones en su persona. Esto produce un efecto muy negativo en la empresa porque reduce enormemente la capacidad de gestión y de toma de decisiones. En estos casos el departamento financiero queda relegado en sus funciones y se limita a realizar gestiones operativas del día a día

Si además no eres financiero, este desconocimiento te aparta de sus tareas. No es necesario que las desarrolles tu, pero es imprescindible no desatender ninguna de las áreas. Es muy común desatender aquellas que no son de obligados cumplimiento, quiero decir que, excepto la contabilidad y el pago de impuestos, con sanción administrativa si no se cumplen, el resto las consideran innecesarias, o de segundo nivel.

Si el motivo para desarrollar una determinada tarea es la complejidad por ser muy específica, como el control de costes. ¿Qué puedes hacer? Subcontratar esa tarea puntual con un profesional o empresa que preste ese servicio.
 


 

miércoles, 14 de diciembre de 2016

Desmontando mitos: emprender sin préstamos


Una de las premisas que llevan a gala muchos emprendedores es la de "inicio mi proyecto sin pedir ningún préstamo"
 
Este será el primer error, y para entenderlo plantearé uno de los casos que conozco de primera mano,  proyectos que han nacido "torcidos" por este mito. 
 
El emprendedor cuenta con algunos ahorros y a veces con la capitalización del paro, por tanto decide invertirlo sin pedir financiación (todo un lujo según piensa él). Decide montar un negocio, por ejemplo, de venta de móviles en un local alquilado, para eliminar riesgos y grandes inversiones.

Hace la reforma o adecuación de local, compra el mobiliario necesario, paga el alquiler, contrata suministros y seguros, realiza una modesta campaña de publicidad y  fija la fecha de inicio del negocio.  Ha gastado mas de lo que preveía, porque siempre salen imprevistos, pero el dinero ha sido suficiente para pagar todo y se siente satisfecho.
 
 
Ahora solo le queda disfrutar de la inauguración y empezar a ganar dinero.
En la primera compra de equipos previa a la apertura, encuentra un escollo, y es que el proveedor no la financia al completo, bien porque no tiene ninguna garantía de cobro o bien porque se excede del límite acordado.
Se ha quedado sin dinero, sin capacidad de cubrir aquellas necesidades a corto plazo, como la compra de mercancía para vender a sus clientes, al menos de toda la que desea exponer a la venta para garantizar un buen arranque del proyecto.
 
¿Qué hacemos? ¿Pedir un préstamo urgente? Pero, sin dinero, sin recursos y sin actividad ¿Alguien va a confiar en él?
 
El único error ha sido NO realizar un plan de viabilidad, comprobando no solo el beneficio y la rentabilidad, sino también las necesidades de tesorería. De este modo habría detectado la tensión inicial de tesorería, la necesidad de contar con ese fondo de dinero para hacer frente a las compras de mercancías o gastos mas inmediatos.
 
¿Por qué decidió NO pedir un préstamo? ¿por qué partió de una premisa equivocada? De haber solicitado una financiación inicial del mobiliario o de la adecuación del local, al inicio, cuando presentaba una situación de solvencia y era una garantía para la entidad o persona prestataria, no estaría ahora abocado a posponer el inicio del negocio y quien sabe si ha cerrar antes de iniciar el proyecto. 
El plan de viabilidad revela de forma inequívoca las necesidades iniciales, y desde luego también las posteriores, de modo que contemos con un amortiguador para evitar que las tensiones de tesorería se transformen en impagos futuros, retirada de confianza de terceros y quiebra.
 
Consejo: Haz las previsiones utilizando un plan de viabilidad profesional y riguroso y evitarás dolores de cabeza
 
 
 

lunes, 30 de mayo de 2016

Costes por proyectos ¿Cómo se calculan?


Una particularidad a la hora de decidir qué sistema de control de costes debe aplicar en una empresa, que se convierte en un factor crítico, es el tipo de producción en relación a la continuidad del producto o servicio. 
Si hacemos una clasificación de los tipos de procesos y producción en las empresas atendiendo a dicho factor podemos ver:
Producción por obras o proyectos (productos o servicios únicos, es decir de características singulares)
Producción intermitente por lotes (tipo taller - o en línea)
Producción continua.  Es la producción sin pausa o con poca transición entre operación y operación, repetitiva y no presenta ninguna peculiaridad, por lo que no nos ocuparemos de ella en este post
 
Las 2 primeras representan una forma muy particular de controlar sus costes. Cuando hablamos de costes por proyectos o por lotes, nos referimos a empresas que trabajan bajo pedido a veces único y singular. Suelen ser empresas de sectores como la construcción, ingeniería, calzado, consultorías, empresas de eventos artísticos, etc.
Se trata de empresas que tienen una producción no repetitiva. Es decir, una producción irregular en cuanto a duración de cada proyecto que realiza y discontinua en el tiempo. Todo ello es compatible con el hecho de que una empresa que trabaja por proyectos o pedidos, pueden estar desarrollando varios de ellos al mismo tiempo.
A veces, a la empresa se le encarga la realización de un pedido relativamente corto que suele realizarse en sus propias instalaciones (empresas de calzado, por ejemplo). En otras ocasiones la duración es relativamente larga y se lleva a cabo en el domicilio del cliente por ejemplo la construcción de un edifico de viviendas, que se realizan en los terrenos del promotor (así se llama al dueño de los terrenos y que encarga la realización del edificio)
En una empresa que trabaja por proyectos o lotes, lo primero que inicia el proceso es la orden de trabajo también llamada orden de fabricación, o con el proyecto de ejecución
La orden de trabajo es la receptora del pedido que puede estar compuesto por una unidad de producto o por varias unidades
El proceso se inicia con una demanda de presupuesto por parte del cliente, que indicará previamente sus necesidades y deseos para que sean atendidos. Bajo estas condiciones, el proveedor hará un cálculo previsional y formulará un presupuesto en el constan las características del pedido el precio de venta y el plazo de entrega
Si el presupuesto es aceptado por el cliente la empresa iniciará la fabricación del pedido.
El proceso finaliza cuando el fabricante entrega el producto al cliente
La orden de fabricación es un documento en el que se reflejan las condiciones con las que se deberá entregar el proyecto al cliente.
Se suele incluir en una orden de trabajo información como...
  • Materias primas (se pueden identificar y valorar mediante con un detalle minucioso)
  • Mano de obra (se puede calcular a partir de los controles de tiempo de los propios empleados)
  • Otros costes directos (transportes, alquileres, subcontrataciones, comisiones a vendedores, etc.)
  • Imputación de costes indirectos (mano de obra, amortizaciones, seguros, alquileres, etc.)
  • Margen (muy útil para el seguimiento del proyecto en el tiempo de ejecución)
  • Precio del proyecto (dato importante si queremos conocer el control y los márgenes)
Un tipo de orden de trabajo muy elaborada y particular es un proyecto de ejecución, que elabora un arquitecto y que cuenta además con el visado de organismos de control que revisan y comprueban la adecuación de cualquier tipo de proyecto o trabajo profesional con la normativa general o corporativa que lo regula, así como el cumplimento de los requisitos subjetivos del autor, todo ello en garantía de los intereses de los clientes y del interés público en general.
Suelen incluir planos, cálculos, descripción de materiales, indicaciones de la manera de utilizar los materiales y tecnologías, y presupuesto de ejecución. Es decir, describe gráficamente "qué se va a hacer" y especifica "cómo se va a hacer".
El problema más relevante en estos casos es la identificación e imputación de los costes indirectos a cada proyecto, como los administrativos, las amortizaciones, gastos financieros, comerciales, etc.
Si bien es cierto que se suele realizar con eficiencia una imputación de los costes que tienen una relación directa con el producto o servicio que se realiza
 Las empresas deben establecer un sistema de imputación de costes indirectos capaz de estimar y distribuir aquellos gastos que se deben soportar, pero no pueden atribuirse de forma unívoca e indiscutible a una obra o proyecto.
Las empresas no pueden quedarse con el tradicional sistema de costes parciales (únicamente se imputan los costes directos que se conocen de forma sencilla y directa) y en el mejor de los casos añadir los gastos indirectos en un porcentaje de aproximación arbitrario y que en muchísimos casos es el origen de decisiones equivocadas y por desconocimiento de nuestros costes, aceptación de trabajos ruinosos, que provocan pérdidas en la empresa y la quiebra. 
Sería ideal que todas las empresas, las grandes ya lo hacen, pudiesen aplicar sistemas mas sofisticados de costes completos, como el que hemos visto antes el sistema ABC (Activity Based Costing), pero, dado el elevado coste y necesidades de recursos que requieren, al menos sí deben aplicar un sistema de costes completos,
Para ello, una forma simplificada y sencilla de imputación de costes indirectos para pymes consistiría en:
PRIMERO Tener un cálculo permanente, es decir conocer el promedio mensual de costes indirectos de la empresa
SEGUNDO: proceder a la imputación o asignación de los costes indirectos, para esto hay que elegir en primer lugar los criterios de imputación
Es decir, ¿en base a qué criterio vamos a repartir más o menos costes a un determinado proyecto?
Podemos repartir a cada proyecto una proporción de ese promedio mensual de costes indirectos, en función de:
  • La duración del proyecto
  • Un porcentaje equivalente a la cantidad de recursos que la empresa pone a disposición del proyecto.
  • O según el coste de mano de obra, que suele ser uno de los costes con mayor presencia. Este último suele ser de amplia aceptación para este tipo de producción
Por ejemplo, si hay 3 proyectos realizándose en una empresa a lo largo de 3 meses y hay unos costes indirectos en estos meses de 1000, 1200 y 1100, respectivamente….  podríamos imputar esos costes indirectos en función de las horas de mano de obra que cada proyecto ha absorbido, como vemos en la imagen siguiente....
 
De modo que si el mes 1 ha soportado unos gastos indirectos de 1,000 euros, y el totas de horas realizadas han sido 160, distribuidas de la siguiente forma: 56 al proyecto 1 , 104 al proyecto 2,  y 0 horas al proyecto 3, indicativo de no haber comenzado. por una sencilla regla de 3 imputaremos al proyecto 1 --350 euros y al proyecto 2 los 650 restantes, y así en cada uno de los meses. Como vemos es una forma sencilla de reparto y como he dicho antes con bastante aceptación en la realidad de las empresas
Indicar que  también sería posible repartir estos costes indirectos, no con un criterio global de horas de mano de obra, sino con un criterio distinto por cada tipo de coste, para ello la tabla gozaría de un mayor desglose, si es que esto nos proporcionara alguna ventaja
De esto modo, sabremos el resultado de cada proyecto, solo tenemos que restar a los ingresos (es decir al precio que facturaremos a nuestro cliente les restaremos los costes directos, los fácilmente imputables y la proporción de costes indirectos en base a alguno de los criterios explicados. El resultado será nuestro beneficio por ese proyecto  

 

jueves, 26 de mayo de 2016

Consejos para una conciliación bancaria eficiente



Tener una contabilidad clara y transparente es clave para la tomas de decisiones y el análisis de la empresa. Para esto, la conciliación bancaria es un paso fundamental, pero como sabes puede resultar un proceso largo y tedioso. A continuación te proponemos una serie de trucos para mejorar el proceso.

La conciliación bancaria es la comprobación que se hace entre los apuntes que lleva una empresa de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre esas cuentas. Se trata de un proceso muy importante para las compañías, pero puede resultar excesivamente largo y pesado. Aquí tienes los 7 consejos para una conciliación bancaria más eficiente:
 
1. Tener a mano toda la información y documentación necesaria.
Éste es el primer paso y el imprescindible. Para poder detectar la información que nos falta o la errónea, necesitamos disponer de la mayor cantidad de información, y así tendremos una mejor visión del conjunto. Además, si no se ha registrado parte de la información antes de empezar el proceso, tendremos que realizarlo varias veces, y esto nos hará perder más tiempo.
En esta primera fase, pues, será necesario reclamar la documentación a quien proceda y registrarla.

Recordar que se puede y se debe recuperar el IVA de algunos servicios bancarios y para ello es imprescindible la factura.
 
2. No olvidar la caja
Las cajas también forman parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no las tenemos en cuenta pueden surgir errores en la conciliación.
 
3. Conciliar por tramos
Se recomienda iniciar la conciliación bancaria comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esta práctica nos será útil en caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior al cuadro de saldos. De esta forma, si detectamos un error, no hará falta volver a revisarlo todo punto por punto, sino que comprobaremos por tramos en qué mes se encuentra el descuadre.
 
4. Analizar los descuadres
A menudo, los descuadres en contabilidad se producen por errores comunes y pequeños descuidos como por ejemplo: duplicar un apunte, no contabilizar un movimiento, equivocarse al colocar la coma (que provocará un descuadre en las cifras) o equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra.

Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos probar de identificar la fuente del descuadre pensando en errores de este tipo, fijándonos bien en el importe y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algún otro movimiento. Con esto nos ahorraremos tiempo y dolores de cabeza.

 5. Errores de bancos
No es habitual, pero los bancos también se equivocan. Nos pueden cobrar o ingresar un importe que no nos corresponda, o que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria. Si te encuentras con un caso sin justificación alguna o tienes dudas, consulta con tu entidad bancaria.

 6. Utilizar las partidas conciliatorias como último recurso
Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una solución muy fácil y tentadora, pero no se trata de una solución real porque el descuadre sigue estando allí. Si se acumulan en exceso, la contabilidad estará cada vez más alejada de la situación real, y será cada vez más complicado resolver el desorden.

 7. Automatizar el proceso
Como sabes, cualquier gestión basada en el papel siempre será más larga y tendrá más posibilidades de errores que la misma tarea automatizada. Lo mismo pasa aplicado al proceso de la conciliación bancaria. Existen herramientas que automatizan el proceso o parte de él, para que sea más eficiente y controlado, y deje de ser una tarea tediosa basada en el papel.

Un ejemplo es Captio, la plataforma líder española en gestión de gastos de viajes de empresa que permite importar la información del banco, e identificar los pagos realizados con una tarjeta bancaria de la empresa o un empleado concreto. Los gastos quedan conciliados con los gastos reportados de ese usuario de forma automática, fácil y simple.

Si quieres saber más acerca de la conciliación bancaria, Captio ha elaborado esta guía gratuita titulada “Conciliación bancaria paso a paso”. En ella encontrarás todas las respuestas que necesitas para comprender el proceso de conciliación bancaria de los gastos de empresa.

sábado, 21 de mayo de 2016

Costes de calidad: búsqueda de la rentabilidad a largo plazo


Es indudable que el grado de exigencia en todos los sectores de actividad obliga a un esfuerzo permanente en la mejora, no solo de la producción sino en la percepción de calidad , para mejorar la satisfacción de los clientes. A largo plazo mantenerse en el mercado con éxito no consiste en ofrecer el producto a bajo precio, al menos no solo eso, el éxito viene de ofrecer la máxima calidad al menor coste posible . De hecho cada día mas empresa están implantando programas de calidad 
 
Cuando nos referimos a costes de calidad, lo hacemos de una forma amplia para reseñar varios aspectos 
  • La satisfacción de las necesidades de los clientes de la forma más eficiente posible, con los mínimos costes 
  • La satisfacción de proveedores, empleados, entidades financieras y otras entidades externas a nuestra organización  
  • Evitar errores a lo largo de todo el proceso de venta, fabricación y distribución de nuestros productos y servicios  
Los costes de calidad son por tanto los desembolsos que tiene la empresa para asegurar y garantizar la calidad de sus productos o servicios, así como las pérdidas sufridas cuando no se logra la calidad.

Estos costes se pueden clasificar en coste de calidad propiamente dicho o de conformidad y costes de no conformidad, o de no calidad 
 
Entre los costes de calidad , encontramos: 
  • Por un lado, para prevenir errores. Estos costes de calidad se llaman costes de prevención
  • Por otro lado, para medir cuándo y en qué medida puede aparecer un error, para poder evitarlo cuanto antes. Estos costes de llaman Costes de detección
Los costes de calidad que acabamos de describir son voluntarios por parte de la empresa y esta puede decidir el presupuesto destinado a ellos.  
 
Los costes por no conformidad, son aquellos que se producen como consecuencia de defectos o fallos detectados. Este tipo de costes se pueden producir cuando el producto aún está dentro de la empresa y no ha pasado al cliente o pueden ocurrir cuando el cliente ya tiene en su poder el producto:
  • Anomalías internas
  • Rechazos y mermas 
  • Reparaciones sobre el producto defectuoso  
  • Compras de aprovisionamientos defectuosos 
  • Costes por maquinas averiadas e inactivas  
  • Pérdidas de valor del producto en almacén (por producción excesiva u otras pérdidas de valor en almacén)  
  • Roturas de stock en almacenes 
  • Anomalías externas 
  • Tratamiento de reclamaciones y sus consecuencias 
  • Garantías entregadas al cliente (productos gratuitos entregados por fallos o servicios prestados postventa para reparar errores) 
  • Descuentos para compensar entregas defectuosas 
  • Indemnizaciones
La filosofía debe ser la búsqueda de la rentabilidad a largo plazo mediante un trabajo óptimo y una satisfacción de todos los agentes que giran alrededor de la empresa  

 

miércoles, 23 de marzo de 2016

Control de costes ¿Qué es y qué necesito?


El control de costes se refiere al establecimiento de un sistema de información en la empresa, que permita la cuantificación de los costes en los que incurre para poder llevar a cabo su actividad económica. Es decir, obtener La respuesta a una simple pregunta ¿Cuánto gasto y en que lo gasto? 

Es conveniente destacar que llevar un control de costes no es ni debe ser exclusivo de las grandes empresas, es aplicable también a pequeñas y medianas empresas especialmente, especialmente si quieren una gestión anticipada, realista y eficiente.

 Es fundamental que el sistema de información de una empresa sea completo e ininterrumpido. De hecho, se da la circunstancia de que no siempre se dan estas dos circunstancias en empresas pequeñas y medianas
 
 
En primer lugar, las empresas deben tener personal suficientemente formado para que la información pueda introducirse y gestionarse de la forma adecuada para que a posteriori sea aprovechable. 

Después, serán necesarios los procedimientos pertinentes para recoger todos los datos contables y no contables para que sean tratados posteriormente. Por ejemplo, podría ser necesario establecer sistemas de medición de unidades producidas, KW/h consumidos, etc. para que luego puedan utilizarse esas medidas en la contabilidad de gestión. 

Hoy día, no se entiende otra posibilidad que la gestión de los datos económicos mediante equipos informáticos, el software adecuado para estas labores estaría compuesto, al menos, de un software para la contabilidad financiera y otro para la contabilidad de gestión a modo de cuadro de mando
 

 De los equipos informáticos se deben obtener informes económico-financieros fácilmente interpretables que faciliten la toma de decisiones 

Por último, los administradores de la empresa deben interpretar los informes económicos para aplicar las decisiones oportunas encaminadas a optimizar los resultados de la entidad.
Este proceso debe ser continuo y volver a comenzar desde la introducción de nuevos datos hasta una nueva reinterpretación de la información económica para volver a optimizar resultados.

Recordemos que una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, para desarrollar una actividad económica a través de su participación en el mercado de bienes y servicios con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y, por el que se obtengan beneficios. 

El objetivo final del control de costes es conseguir una incidencia positiva y una utilidad real sobre los procesos productivos necesarios para el desarrollo de la actividad.

El control de costes permite optimizar todos los recursos que intervienen en la empresa y hacerlos más eficientes, esto hace a las empresas más competitivas y les permite el liderazgo en cuota de mercado, en ventas y consiguientemente en beneficio. 

Vender más y/o vender barato, no es el éxito de la empresa, el éxito radica en hacer posible esto con la menor aplicación de costes, es decir con el mayor beneficio.

Si queremos ser estrictos, cuando a la contabilidad de costes se le agregan otros datos y técnicas de análisis, obtenemos la práctica de una disciplina llamada “Control de gestión”

 
http://www.temporaconsultores.com/#!temporacm/cmev


 

jueves, 17 de marzo de 2016

Los otros costes: ocultos, históricos, estimados, hundidos ......


Conviene atender y reconocer estos costes que detallaremos a continuación, que se dan en nuestra empresa, y determinarán que nuestra gestión sea eficiente.

1) Se consideran costes de oportunidad (es la acepción mas conocida) a la renuncia que se hace de una opción por elegir otra diferente, por ejemplo elegir producir bolsos y cinturones en lugar de zapatos

El coste de oportunidad es prácticamente permanente en un mundo de limitados recursos y de muchas oportunidades disponibles, lo que nos obliga a elegir constantemente. Podríamos decir que entramos en el mundo de la subjetividad
 
Un ejemplo muy real es el caso de una empresa con mucha liquidez, que se plantea comprar unos terrenos. Supongamos que duda entre comprarlos con dinero propio, o mediante un préstamo.
La empresa acudiría al préstamo por la desgravación fiscal que obtiene y que le beneficiaria, pero finalmente opta por la compra del terreno con efectivo, estaría incurriendo en un coste de oportunidad igual al valor actual de las desgravaciones fiscales que podría obtener si recurre a la financiación
Otro ejemplo claro, cuando nos planteamos, que destino dar al dinero que tenemos ahorrado. Supongamos dos alternativas de negocio:
La primera es montar una tienda de zapatos 
La segunda alternativa es comprar 10.000 acciones de un banco que a día de hoy cotizan a 6,00 €.

Finalmente optamos por la tienda de zapatos. El coste de oportunidad será la rentabilidad esperada de las acciones y que renunciamos al elegir la primera
2) Los costes ocultos, son gastos innecesarios que generan las empresas, pero que no se dan cuenta de su existencia.

Los costes ocultos normalmente no llevan una factura y por eso son difícilmente detectables y evaluables
 


Veamos algunos ejemplos con detalle:
  • Costes ocultos por obsolescencia de maquinaria. Este coste es difícil de estimar con precisión. La competencia y el desarrollo tecnológico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado maquinaria nueva con ventajas adicionales a las que tenemos. Serían las pérdidas producidas por utilizar maquinaria antigua
  • Costes ocultos por exceso de inventarios: Tener unas existencias por encima de nuestras necesidades, nos genera una serie de gastos, algunos de ellos aparentemente poco significativos. Son costes poco conocidos y a veces no tenidos en cuenta, por ejemplo el coste financiero, es decir tenemos recursos económicos, por los que pagamos un alto interés en el banco pongamos un 5%. Quizá también pagamos un alquiler generado por este exceso de volumen, incluso energía eléctrica especialmente si tenemos que mantenerlos a una temperatura determinada. Por ejemplo si tenemos un almacén de bebidas con 50.000 botellas con un valor de 50.000 euros que las venderemos dentro de 8 meses, podríamos plantearnos tener solo 10.000 euros, que cubre las necesidades del suministro necesario, y nos ahorramos pagar un 5% de interés de esos 40.000 euros restantes
  • Costes ocultos por mal servicio. Varios son los costes en este caso: pérdida de imagen, pérdida económica y pérdida posible del cliente. Ocurren con la baja calidad y los errores cometidos la prestar el servicio o el producto. Si alguien instala una ventana y lo hace defectuosamente, tendrá que volver al día siguiente a repararlo, el coste del segundo día es innecesario y además de coste económico evidente genera pérdida de imagen y quizá pérdida del cliente
  • Costes ocultos de energía eléctrica, esto tiene relación con cultura ecológica, por ejemplo no regular la temperatura de los edificios. En muchos hoteles y empresas es frecuente abrir las ventanas para evitar el exceso calor de las calefacción, eso se debería revisar con termostatos. O mantener todas las luces encendidas en horario de descanso. Estos costes se pueden evitar porque insisto con la característica de este bloque, se trata de costes ocultos e innecesario
  • Costes ocultos por logística (rutas ineficientes, repetidas, mala planificación del reparto, rutas excesivamente largas, retornos sin cargas, camiones inadecuados, etc )
  • Costes ocultos por excesiva rotación del personal (hay que estar formando continuamente) buscar un nuevo empleado, requiere proceso de selección de personal, formarle para su puesto especifico, tiempo de adaptación hasta conseguir el máximo de productividad y esto supone un coste alto, por otro lado los empleados de salen pueden develan información y genera mala imagen de la empresa.
  • Costes ocultos por procesos y procedimientos no óptimos (fotocopias repetidas, impresión inútil de emails, una factura pasa por 3 departamentos, retrasos innecesarios) en mi opinión este es uno de los costes mas altos y mas fácilmente evitables. La frase que mas cuesta en una empresa es “No se, aquí siempre se hace así…”
  • Costes ocultos por absentismo o pérdidas de tiempo del personal, nos referimos especialmente al empleado que acude a su trabajo, pero dedica una parte del tiempo a tareas que no son propias de la actividad laboral.
3) Costes históricos, serán aquellos que se obtienen después de fabricado y vendido el producto, pueden servir para informar a terceros, y para evaluar tareas sucedidas una empresa y obtener mayor información de ese proceso o producto . Nos permite un conocimiento de costes real

Sin embargo los costes futuros son aquellos que aun no han sucedido pero que necesarios para anticipar los sucesos y tener previsión al respecto.- Diferenciamos

4) Costes estimados, son previsiones de los costes que se producirán en el futuro, normalmente basados en la experiencia

5) Costes estándar, es el cálculo teórico de cada unos de los elementos que componen un producto y la suma determina el coste del producto final
6) Costes hundidos, son costes que no pueden modificarse bien porque ya se han producido, bien porque son irreversibles
Imaginemos una empresa que organiza un evento musical y contrata para ello a un grupo de música cuyo coste es de 10.000 (y se paga por adelantado)
 Para la ocasión debe alquilar sillas para los asistentes a un precio de 5 € cada una

El precio de las entradas para el público será de 55 €

Por lo tanto, para no perder dinero, la empresa necesita una afluencia de público de 200 personas

Tres días antes del evento musical, hace recuento de la taquilla conseguida y se da cuenta de que solo tiene 100 entradas vendidas. Así pues, tendrá unos resultados de:

Venta de entradas: 100 x 55 = 5.500

Coste del grupo musical: -10.000
Coste de 100 sillas alquiladas: -500
Como consecuencia unas perdidas de -5.000 euros
La empresa se plantea suspender el evento. En esta situación, los 10.000 de coste del grupo musical se consideran costes hundidos, puesto que, independientemente de la decisión que se tome, son costes no recuperables.

Por tanto es una actividad que genera pérdidas, y por tanto no interesa realizarla, pero el hecho de que sean costos hundidos, irreversibles da un giro a la decisión, porque si se suspenden se perderá los 10.000 euros y si no se suspende la actuación, la empresa perderá solo 5.000, es decir reduce las perdidas en la mitad.

http://www.temporaconsultores.com/#!temporacm/cmev
 
Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Gestión de Costes , o bien solicitarlos in company:
 

domingo, 6 de marzo de 2016

Errores en el control de almacén



En las empresas que utilizan materia prima o mercaderías, es decir aquellas que necesitan un almacén, ya sean industriales o comerciales, necesitan un correcto control de sus existencias. 
 
La premisa principal es que los consumos de las materias primas o mercaderías  no tienen lugar en el momento de la adquisición o compra. Si compro harina para hacer tartas, el consumo tendrá lugar cuando la incorporo a las tartas,  cuando desaparece del almacén. Igualmente si compro botes de refresco, el consumo tendrá lugar cuando lo entrego al cliente.
 
El control de existencias de materias primas y mercaderías se realiza normalmente desde dos puntos de vista

a) Extracontable, que registra y controla las existencias físicas que realmente están en el almacén. Recuento físico o informatizado

b) Contable, que registra las compras y las variaciones de existencia, ambos datos determinan el consumo. Para la variación de existencias se nutre del control extracontable.
El registro extracontable es sencillo. En las empresas comerciales, el albarán de compra genera las altas o entradas y el de ventas genera las bajas o salidas, que dan como consecuencia el nivel de existencias real.
Por ejemplo en un almacén de bebidas,  hoy entra un camión con 1.000 botes de coca cola y lo daremos de alta, al precio de compra incluyendo los gastos necesarios para que los botes de bebidas lleguen a nuestro almacén, por ejemplo 1 euro. En este caso  aumentará en 1.000 euros el almacén.
Al día siguiente salen 700 botes de coca cola, que se dan de baja con su correspondiente albarán y tendremos un descenso de 700 euros. Cuidado, que hablamos de entradas y salidas y por tanto se dan de baja al precio que figuran en el almacén, pero no consideramos el precio de venta. El precio de venta se hará constar en la factura, normalmente por un precio superior al del almacén. La diferencia entre ventas y precio de almacén dará lugar al esperado margen de ventas y descontando el resto de gastos, al beneficio. 
 
 
En las empresas puramente industriales, la entrada o el alta se registra con el albarán, pero las bajas de materias primas se deben registrar  cuando desaparecen, cuando se transforman en producto terminado. (En este caso no se produce una salida mediante un albarán).
En este caso, bien con medios informáticos o recuento manual, debemos conocer el nivel correcto de materias primas al final del periodo que se trate.
 
De este modo extracontable es como se puede calcular la variación de existencias.
 
Por ejemplo, teníamos 5 kilos de harina y al finalizar el periodo, el recuento de existencias nos indica que tenemos 3 kg ¿Cuál será la variación de existencias? efectivamente 2 kilos. (5-3-=2) existencias iniciales - existencias finales. Es decir tengo 2 kilos menos que tenía
 
 
http://www.yolmar.es/
 
 
El registro contable  por su parte, recogerá las compras mediante la correspondiente factura y las variaciones de existencias de materias primas o de mercaderías. Con la suma de ambas cantidades, ya si obtendremos el consumo.
Imaginemos que en el caso de la panadería hemos comprado en el periodo 10 kg de harina, ¿Cuál sería el consumo? Contablemente anotaremos las compras,  10 kg de harina y contabilizaremos la variación de existencias al final del periodo, que en este caso es de 2. Por tanto el consumo será de 12 kg 
 
Bien, uno de los problema habituales que provocan errores en el control del consumo, surge cuando las existencias llegan al almacén,  pero la factura no ha llegado.  Se registra la entrada con su albarán correspondiente, pero contablemente no.
 
Por ejemplo, en el caso de la pastelería, han llegado los 10 Kg la harina, consta en nuestras existencias, pero la factura no la hemos recibido ¿Qué pasaría?
Si el consumo es la suma de las compras mas la variación de existencias, en este caso, no tenemos factura, diremos que el consumo es 0 compras +2 Kg que es la diferencia de existencias = 2 kg de consumo. Estamos falseando la información y esto nos puede ocasionar una toma de decisiones equivocadas.
 
Lo que debemos hacer es contabilizar las entrada de materiales contablemente aunque no tengamos la factura, puesto que el hecho contable ha sucedido. 
La forma correcta sería la indicada a continuación.
 
Imaginemos que el día 30 de diciembre de 2015 recibimos la harina por valor de 20.000 euros, con un IVA al 21%. En ese momento, con el albarán,  haríamos:
 

 
 
Y el 3 de enero de 2016 recibimos la factura:
 
 
 
Estos ajustes se hacen cuando entre la entrada de la materia prima o mercadería al almacén y la recepción de la factura, hay un salto de periodo. 
  
Una empresa que no controla, no puede ni reducir ni optimizar sus costes, y esto en la economía dinámica y global, está abocada al fracaso
 

miércoles, 28 de octubre de 2015

¿Qué armas tiene un administrador o gestor de una empresa?


Todos sabemos que en cualquier negocio, existe un registro o control de todas sus operaciones diarias, que se anotarán de forma cronológica, conformando la historia económica de la empresa: se registran las compras, las ventas, los gastos, los pagos realizados, las inversiones, etc.

Esta información reglamentada por las Administraciones publicas, debidamente agrupada en los obligatorios informes financieros, es la carta de presentación de las empresas, dando a conocer tanto su situación patrimonial como el beneficio que obtienen y por tanto es de alto interés para los agentes externos relacionados con la empresa, es decir a los proveedores que nos suministran las mercancías y materias primas, a los clientes que nos comprar nuestros productos o servicios, a los bancos que nos prestan el dinero y desde luego para las propias administraciones publicas.
 
 
Pero ¿esto sirve para gestionar la empresa?, Pensemos en los gestores, que deben resolver los problemas y encargarse cada día de tomar las mejores decisiones: prestar un servicio u otro, contratar mas o menos personal, decidir que productos comprar y a quien, introducir una nueva gama o dejar de fabricar un producto, subcontratar o no determinados procesos, etc

Todo ello se hace desde una perspectiva interna, analítica, es lo que se conoce como control de gestión o gestión de costes, o gestión analítica ¿y de que se encarga? Se encarga de analizar el interior de la empresa y conectar este análisis con el mercado. Esto le permitirá adaptarse a la demanda del mercado, conocerá que productos tienen mayor venta, incluso en que zonas se consume un determinado producto, o en que época del año aumenta, cuanto le cuesta producir cada uno de sus productos, cuanta mano de obra es necesaria, el precio de transportarlo

Es clave para la gestión a corto plazo, pensemos que hay indicadores en la empresa como el endeudamiento o la solvencia empresarial, que siendo importantes no se pueden modificar a corto plazo, o la demanda, o los precios de venta, que suelen venir impuestos por el propio mercado

 ¿ Y que arma tiene un administrador o un gestor? Modificar su estructura de costes y adaptarla para obtener la competitividad necesaria que la haga líder
 
http://www.temporaconsultores.com/#!temporacm/cmev

La cuestión es sencilla…. Cualquier responsable de un departamento, área y desde luego organización debe preguntarse ¿ conozco exactamente cuanto gasto y en que lo gasto? Si no es así, o no con certeza, es un problema.

Una empresa que no controla, no puede ni reducir ni optimizar sus costes, y esto en la económica dinámica y global, esta abocada al fracaso y a la quiebra 

lunes, 12 de octubre de 2015

En mi proyecto ¿cuáles son mis costes?


Desde un punto de vista económico, para saber si mi proyecto tendrá un resultado positivo, es decir si tendrá beneficio, tan solo tengo que restar de los ingresos todos los costes necesarios para obtener dichos ingresos.
A priori es así de sencillo, el problema lo encontramos cuando debemos cuantificar e identificar todos los costes en los que incurriremos y  las preguntas habituales de cualquier emprendedor son: ¿la materia prima es un coste? ¿y la compra de maquinaria? ¿y el alquiler de la nave? ¿y los sueldos y salarios?
 

Vamos a aclararlo partiendo de la premisa de que coste es un consumo, un sacrificio de recursos.
 
El coste o el consumo,  puede tener lugar o no, en el momento de la compra (Es importante recordar que una compra solo significa una transferencia de propiedad). Atendiendo a esta circunstancia podremos distinguir 2 tipos de costes o de consumo:

1) Los consumos que tienen lugar en el momento de la adquisición, que son los llamados gastos, que no pueden almacenarse y no son tangibles, por lo tanto, decimos que nacen consumidos o lo que es lo mismo... en ellos no hay un proceso de consumo a lo largo del tiempo. Por ejemplo el alquiler de una oficina, el consumo de luz, los salarios de los trabajadores, etc.
En todos los gastos se cumple la característica de que no se  pueden guardar, no los puedo tener en un almacén como cualquier bien tangible para usarlo cuando quiera
 
 
2) Los consumos que no tienen lugar en el momento de la adquisición o compra, sino que se consumirán en un futuro más o menos cercano y atendiendo a este criterio se dividen en consumo de materias primas y consumo de inmovilizado:  
  • Materias primas / mercancías, son las que se consumen a corto plazo. Si compro harina para hacer pan, la incorporaré a la fabricación, la consumiré en unas semanas, normalmente antes de un año que es el horizonte que distingue el corto plazo del largo plazo. Por tanto el coste será la parte de la materia prima que he consumido para realizar mi producción, pero no el total de la compra realizada. Apreciamos con este ejemplo la diferencia de la compra y coste
  • Elementos de inmovilizado (inversiones). Aquí conviene recordar que una inversión es la compra de un bien (material o inmaterial) que tiene dos características muy diferenciadoras: Van a estar produciendo una rentabilidad a lo largo de varios años y se van a consumir (perder valor o desgastar) también a lo largo de varios años. Por tanto en las compras de inmovilizado, el consumo se realiza a largo plazo, en el periodo de vida útil del bien.
       La parte que cada año consumimos de ese bien,  que se conoce como amortización, es lo que constituye el coste para mi proyecto Por ejemplo si compro una furgoneta para repartir pan, me dará utilidad durante al menos 8 años, por tanto, la amortización o el coste a imputar cada año, será la octava parte del valor de la furgoneta  

 
Visto lo anterior, los emprendedores tiene que considerar que el término coste tiene un sentido muy amplio, y vale la pena repetir que incurrimos en un coste cuando.... tenemos un gasto, también cuando consumimos el total o una parte de la compra de materias primas (o mercancías), porque dejaremos de tenerlas al incorporarse al producto que fabricamos (o al ser vendidas) y también tendremos un coste cuando pasa el tiempo por una inversión, pues se depreciará por desgaste u obsolescencia y perderemos riqueza (hay un sacrificio económico)

Nos ayudará mucho tener una aplicación rigurosa para confeccionar un plan de viabilidad que elimine incertidumbre y riesgo en cualquier proyecto que vayamos a iniciar
 
 

sábado, 19 de septiembre de 2015

Qué debe entender un emprendedor por materia prima


El diccionario define como materia prima a la materia extraída de la naturaleza,  que se transforma para elaborar materiales o productos, es decir en bienes de consumo. Por ejemplo el petróleo, que se transforma en multitud de materiales y productos, desde combustibles hasta plásticos o tejidos. También serían materias primas el cuero para hacer zapatos o bolsos, la lana y el algodón para la industria textil, los productos agrícolas destinados a la industria alimentaria, la madera, etc.

En economía, en contabilidad y en general en el mundo de las finanzas,  de forma análoga, se definen como materias primas todos los materiales o todos los elementos, que se incluyen en la elaboración de nuestro producto, a diferencia del término mercadería que son los productos adquiridos para su venta sin transformación.
 
 
Por tanto los productos que elaboramos y que suponen nuestra producción, serán el resultado de aplicarle una serie de transformaciones a unas materias primas, ligado al proceso productivo. De esta manera el coste final de fabricación de nuestro producto será la suma de la materia prima que lo compone, mas los gastos necesarios para su elaboración, fundamentalmente mano de obra y otros gastos de producción.  ¡Atención!,  que no hablo de precio de venta, sino exclusivamente de precio de fabricación del producto  

Es en este punto, en el de la transformación,  cuando los emprendedores suelen tener dudas para distinguir del total de compras y gastos que realizan,  cuales son exactamente las materias primas, distinguiéndolas de las compras destinadas al proceso de elaboración, como la maquinaria, herramientas, elementos de transporte etc. Suelo decirles que materia prima son los elementos incorporados al producto que entregamos al cliente, por ejemplo si hago pan, el cliente se llevará en el producto la harina, levadura, sal, agua, etc....esto serían las materias primas,  pero no se llevará las bandejas, ni el horno, ni el tanque del propano, ni el mantel, ni las estanterías,  por muy necesario que esto sea para la fabricación del pan.

Tampoco serían materia prima los embalajes, porque aunque si se entregan al cliente no se transforman, ni siquiera forman parte del producto, por ejemplo el pan lo doy dentro de una bolsa de papel, que ni es un  producto que yo haya elaborado ni desde luego forma parte del pan,

Son las empresas industriales, es decir las que fabrican productos, las que necesitan  por excelencia materias primas, constituyendo el coste mas elevado o uno de los costes mas importantes de la empresa, y por ello merece una atención y control cercano y riguroso, tanto para la propia gestión del producto, para el control de las existencias o para la fijación de los precios.

En empresas de servicios, es decir empresas cuyo objeto social es la  prestación de su conocimiento o de su saber hacer en favor del cliente o consumidor, como asesorías, empresas de turismo, etc., y por tanto sin elaboración de producto, no utilizarán materias primas ¿o si?. Veamos el caso de una peluquería, que utiliza una serie de productos que mezcla para aplicarle un tinte al cliente, en este caso podríamos considerar a estos productos como la materia prima
Otro ejemplo podría ser una copistería, el servicio consiste en realizar copias de un original que nosotros aportamos, y por tanto es un servicio. Sin embargo, la copia va en soporte papel con impregnación de tinta, que nos entregarán como producto final, por lo que claramente tanto la tinta como el papel, constituirían la materia prima
En negocios de fisioterapia o estéticos, cuando nos aplican una crema, un aceite o un bálsamo, estos productos también se pueden considerar materia prima. Si en lugar de aplicarlos a nuestro cuerpo, nos vendiesen el bote de crema, no sería materia prima, sería mercadería (término que significa material que compramos para venderlo sin transformación)

La materia prima siempre debe cumplir las dos condiciones que hemos indicado al inicio: ser transformados y formar parte del producto que "entregamos" al cliente.

Es por esto que cuando se estudia un nuevo producto o se gestiona una empresa es imprescindible conocer y manejar estos conceptos con claridad, de modo que los datos y la información sean fiables para las decisiones que debemos tomar. Realizar un plan económico financiero con una aplicación rigurosa y profesional, nos aporta tranquilidad y reducción de errores.

 

viernes, 4 de septiembre de 2015

Error en el cálculo del margen sobre ventas


Aunque cueste creerlo, en ocasiones las pérdidas de una empresa vienen fruto del cálculo del margen sobre ventas, o mejor dicho fruto del mal cálculo del margen.

Este post viene a raíz de una conversación en la que un empresario me plantea que siendo el margen de sus productos del 50% no se explica como puede tener pérdidas.
Lo primero es preguntar ¿El margen del 50% es sobre el precio de venta o de compra? Me responde que es el margen del producto.

Y tengo que hacer una segunda pregunta. ¿Cómo se ha calculado? y la temida respuesta será que al precio del producto le aumenta el 50%


Bien, si os sentir reconocidos, debéis saber que  ya estamos ante varios errores. El margen de ventas se llama así porque se obtiene sobre el precio de venta, no sobre el de compra, dicho de otra manera, el margen de ventas es la diferencia entre el precio de venta (sin impuestos) y el coste del producto (sin impuestos), y no es una cuestión semántica sino numérica.

Pongo un ejemplo de una tienda de tejidos:

Compramos el m2 de tela a 30 euros y si le aumentamos como dice el empresario el 50%, el precio de venta será de 45 euros. Sin embargo el margen sobre ventas en realidad sería 33,33%,  que se obtiene de dividir 15  (45-30)  entre el precio de venta, es decir entre 45. Por tanto queda claro que el margen sobre ventas es del 33%, o dicho de otra manera,  de cada 100 euros que vendemos, 33 euros suponen el margen de beneficio, mientras el empresario afirmaba que eran 50 euros.

De este modo que si el resto de nuestros costes (electricidad, mano de obra, seguros, etc.) fuesen el 45% sobre las ventas, el empresario estaría suponiendo que obtiene un beneficio del 5% restante (50 del margen -45 del resto de costes), pero como acabamos de ver, lo que obtiene es una pérdidas del 12%  como diferencia entre el margen real y resto de coste, es decir sería 33  del margen -45 del resto de costes= (- 12)

Además, cuando usamos este dato para hacer campañas promocionales (rebajas) estamos ante una equivocación de similares características. Debido a nuestro error del margen, aplicaremos hasta un 50% sin temor a vender por debajo del precio de adquisición. Pero comprobamos fácilmente que haciendo el 50%, de descuento,  el precio rebajado quedaría en 22,5 euros (45*50%), y si recordamos el precio de compra era de 30 euros, es decir, vendemos por debajo del precio de compra 7,5 euros por m2
La manera correcta de calcular el precio de venta con el margen deseado sería:
Precio venta  = Coste / (1 – %margen deseado)
Por tanto en nuestro ejemplo deberemos vender el metro de tela a 60 euros, resultado de dividir 30 (precio de costes) entre 1-0,5  (margen que deseamos obtener sobre la venta)

La educación financiera y conocimientos básicos en materia económico – financiera es fundamental para su utilización por parte de las personas que ostentan alguna responsabilidad en la empresa

Conocer el punto de equilibrio, costes máximos que puede permitir tu empresa, nivel de tesorería mínimo, financiación necesaria, etc. se pueden calcular elaborando un plan de viabilidad previo, que nos evitará grandes disgustos. 



Clara I. Vega
www.temporaconsultores.com

viernes, 14 de agosto de 2015

IVA de exportaciones: el modelo 349


La gestión del IVA de exportaciones e importaciones incluye varios modelos censales y declaraciones. Uno de los más importantes es el modelo 349, la declaración informativa de operaciones intracomunitarias.

Los empresarios y profesionales que realizan ventas o adquisiciones de bienes o servicios en otros países de la Unión Europea, pueden emitir y recibir facturas sin IVA, siempre y cuando cumplan una serie de normas. Entendemos por operaciones intracomunitarias las entregas o adquisiciones de bienes o servicios entre países miembros de la Unión Europea. En estas operaciones, se produce una “inversión del sujeto pasivo”, es decir, el sujeto pasivo (la persona física o jurídica que la ley designa como obligada a declarar y a  pagar los impuestos) se invierte para que sea el receptor del bien o servicio, en lugar del que entrega o presta el servicio.

Si habitualmente realizamos operaciones con empresas de otros estados miembros de la Unión Europea, podemos solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), y así obtener el número de operador intracomunitario que permitirá la gestión de facturas sin IVA. Para realizar una factura intracomunitaria sin IVA, es necesario que las dos partes dispongan de sus correspondientes números de operador intracomunitario, y que la factura emitida no tenga IVA para que el destinatario pueda auto-repercutirlo.

Siempre que haya operaciones intracomunitarias con inversión del sujeto pasivo, existe la obligación de presentar este modelo 349. Es decir, no es necesario que haya un requerimiento previo por parte de la Administración Tributaria para presentar esta información. Pero se deben cumplir una serie de requisitos:

  • Que las operaciones no se hayan realizado en el Territorio de Aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido.
  • Que estén sujetas a la tasa en el país con el que se está operando.
  • Que la operación se realice entre empresas o profesionales, no con particulares. Y en todo caso, ambas partes tienes que disponer de un número de identificación para el impuesto a través del censo al VIES.
  • Que haya inversión del sujeto pasivo.
Además, la información que engloba el modelo 349 debe coincidir con la declarada sobre operaciones intracomunitarias en el modelo 303 del mismo periodo (o en su caso, con el modelo 309).

La empresa de gestión de gastos de empresa, Captio, ha publicado una guía para saber más sobre la gestión del IVA en operaciones del extranjero. En el documento, que se puede descargar gratuitamente, se desarrolla la cuestión de los métodos para la gestión del IVA en el comercio intracomunitario, pero también en casos de exportación, importación, gastos de viajes de empresa en el extranjero y todos los mecanismos para ser un experto en la gestión del impuesto.

Presentación del modelo 349

El modelo censal 349 se presenta de forma mensual, trimestral, o anual dependiendo del importe total de las entregas de bienes y prestaciones intracomunitarias de servicios.

En referencia a cómo presentarlo, las declaraciones que tengan más de 15 registros tendrán que hacerse obligatoriamente de forma telemática, o en un soporte que sea legible por ordenador. Los casos que tengan menos de 15 registros, se podrán presentar en papel, pero obligatoriamente a máquina. 
Este artículo es una colaboración de  Captio con Témpora Consultores
  
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