Decidir el detalle de las tareas y los costes en un proyecto

Los directores de proyecto tienen fama de prestar menos atención al ámbito financiero, y más al desarrollo del producto. En mi opinión es falso, pero lo cierto es que cada vez son más los que reconocen la necesidad de formarse en los aspectos económico financieros. Están obligados a comprender los indicadores económicos porque serán su apoyo para tomar decisiones importantes. Muy útil para defender los intereses y mantener conversaciones que le exijan cierto nivel en finanzas. A todo esto te enfrenas en la creación del presupuesto en cada nuevo proyecto 

La mejor manera de iniciar el presupuesto de un proyecto es dividir el proyecto en tareas o en paquetes de trabajo. 

Esto permite identificar y asociar mejor los costes a cada tarea y una agrupación final dará lugar al presupuesto definitivo. 

Dividir el trabajo en tareas es laborioso, y es relativamente fácil olvidarse algunos, sobre todo al planificar un proyecto nuevo, y esto tiene consecuencias mayores. No podemos decir, “acabamos la carretera rápido porque se nos olvidaron los puentes” 

Para evitarlo, enumera los trabajos, y recuerda, que solo por ser el gestor del proyecto no quiere decir que te sientes tú solo a hacer todo. Involucra al equipo, reúne a todos y pídeles que te ayuden. Si implicas al equipo, obtendrás más capacidad y además estarán conforme con el proyecto. Todos ganan. 

Es aconsejable hacer un esquema. En gestión de proyectos es lo que conocemos por «Estructura de descomposición del trabajo» o «EDT». Es muy sencillo. Consiste en desglosar el trabajo. Básicamente, es un esquema similar a un árbol de tareas, es decir una lista de tareas vinculadas entre si con las relaciones de prelación o dependencias existentes entre ellas. Habitualmente van conectadas mediante flechas para mostrar las dependencias entre las actividades. Se aprovecha para indicar la duración sobre la flecha 

Si te dedicas a construir casas, quizás no sea suficiente con poner «Construir una casa unifamiliar», Tendremos que desglosar un poco más, por ejemplo: «cimientos», «estructura», «cerramientos», «tejado», «instalaciones», pero podemos ir más allá: «comedor», «cocina» ... Y dentro de «comedor», podrías añadir «6 enchufes», «alarma», «persianas automáticas» ... Incluso puedes especificar más: «hacer agujero en este punto de la pared», «conectar el cable»... pero esto ya es demasiado detallado. Se recomienda que las tareas no superen la semana 

Para otro tipo de proyectos, por ejemplo, en informática, es habitual dividir el proyecto en paquetes de horas, y se recomienda que no superen las 80 horas. Una vez más cada proyecto y su tipología hacen que se considere diferentes posibilidades de división del trabajo 

La pregunta principal es cuál es el desglose adecuado.

Con un nivel demasiado alto, poco detallado, te será muy difícil estimar el coste. Si solo dices «baño», no sabrás cuánto va a costar, mientras que si amplías el nivel de detalle, descomponiendo las tareas en actividades, puede que te encuentres con una sobrecarga de detalles y tu plan se complique. Tendrás que encontrar un nivel equilibrado de detalle. Hay que usar el sentido común y la experiencia. 

Como ves no hay una regla básica, y debemos tener en cuenta para no frustrarnos que en grandes proyectos, será necesario un nivel más detallado. Habrá que descomponer las tareas en actividades que generalmente sólo podrán detallarse a corto plazo, porque en ese momento tendremos información suficiente. Solo así será posible realizar una planificación de detalle 

De la misma forma, diferentes partes de un proyecto pueden requerir diferentes niveles de descomposición. Mientras una parte del proyecto podría necesitar desglosar en actividades diarias o de pocas horas, otra parte del proyecto que sea más simple, es posible que no necesite prácticamente ningún desglose. 

En el proyecto del ejemplo anterior de una vivienda, vendrá desglosado en capítulos: Movimiento de tierras, cimentación, cerramiento, estructura, carpintería, saneamiento, etc.

A su vez cada capítulo tendrá su propio detalle, por ejemplo en el capítulo cerramiento, encontraremos la descripción pormenorizada que sería algo así como: Pared de cerramiento de espesor de 14 cm, de ladrillo macizo de elaboración manual, bla bla bla , pero indicará el número de unidades de obra y la valoración en unidades monetarias. Con este desglose, aseguraremos en error mínimo en nuestra estimación definitiva. 

La división que hayamos decidido es la que nos debe facilitar la asignación de costes 

Una vez troceado el proyecto, como si de piezas del puzzle se tratara, podremos determinar el tipo y la cantidad de recursos necesarios: materiales, personas, equipos, instalaciones o suministros requeridos para ejecutar cada tarea o paquete de trabajo 

Ahora podremos determinar los recursos necesarios, será el momento de estimar los costes, pero esto lo veremos con detalle más adelante

A los clientes no les gustan las sorpresas y menos si hablamos de dinero, por tanto, os recomiendo revisar este apartado con mucha atención