sábado, 24 de marzo de 2018

Los costes y el flujo de caja, las dos caras de la moneda


Imaginemos varias situaciones habituales en un proyecto: La primera, nos han aprobado el proyecto con un asignación de 2.000.000 euros.

Situémonos un poco más adelante, al inicio de la ejecución del proyecto. Necesitamos alquilar una máquina para una determinada tarea. El dueño de la máquina nos pide una fianza, que no es otra cosa que una cantidad de dinero como garantía, pero que una vez le retornemos la máquina, nos devolverán el importe. 

Unas horas o días más tarde, realizamos un pedido de materiales y el proveedor nos requiere que adelantemos el importe. Le haremos una entrega de dinero. 

Si os fijáis, estamos describiendo únicamente entradas y salidas de dinero, no hemos descrito ningún coste, no ha ocurrido ningún consumo de recursos (que es lo que se considera coste). El dinero de la fianza no es un coste, no figurará en ninguna previsión de costes del proyecto, pero necesitaremos disponer de ese importe. El adelanto de dinero para confirmar el pedido tampoco es un coste, no al menos en ese momento.Estamos describiendo lo que se conoce como flujo de caja o cash flow 

Otro ejemplo habitual sucede cuando pagamos la factura al proveedor, le entregamos el dinero de sus trabajos o productos (coste) más un importe añadido (IVA) que es solo una salida de dinero, pero no un coste.



Se puede decir que los costes y el dinero salen del mismo lugar, acabarán llegando al mismo destino a largo plazo, pero el recorrido no será coincidente. Es como si dos corredores partiendo de una misma ciudad, por ejemplo París, dieran la vuelta al mundo, ambos volverán a París, pero seguramente no coincidirán en el trayecto, o si, pero sería una casualidad, porque lo habitual es que uno se retrasara más en una ciudad o irá más rápido en otra. Y si todo va bien y el proyecto no se trunca, ambos volverán a París, pero en tiempos diferentes. Para que esa aventura “dar la vuelta al mundo”, esté controlada, debemos hacer un seguimiento de ambos corredores 

Dicho esto, si pensabas que era suficiente con el control de los costes, cometías un grave, pero habitual error. Estarías dejando de controlar a uno de los corredores. El proyecto requiere el control de los 2 ámbitos: por un lado, los costes, o el sacrificio económico para realizar nuestra actividad y por otro el flujo de caja, que recoge las cantidades de dinero que se van a entrar y salir en relación con las actividades previstas. Las dos caras de la misma moneda. 

¿Alguna vez has tenido una crisis de liquidez? Esto sucede cuando no tenemos el dinero “disponible”, para hacer frente a los compromisos de pago. Seguramente tenemos previsto recibir dinero más tarde, pero si no está disponible cuando lo necesitamos, es indudable que generará lo que llamamos “tensiones de tesorería”. Y esto ocurre por no tener previstos los flujos de caja. 

Los recursos que el cliente ponga a nuestra disposición deberán correlacionarse con las necesidades de liquidez de la empresa o a la inversa.  Demos controlar una sincronización o timing de pagos y cobros. 

Es bastante sencillo, solo se necesita una planificación de entradas y salidas de dinero, que como hemos dicho, no suelen ser coincidentes con el momento de producirse el gasto. 

La gestión del flujo de caja comienza por tanto con la negociación de la financiación. Esta negociación se realizará anticipadamente y en paralelo a la negociación con proveedores y subcontratistas para evitar problemas de liquidez y ajustar el disponible. 


Durante la ejecución del proyecto, es preciso también gestionar con rigor el flujo de caja, revisando con suficiente antelación para evitar déficit. En el caso de que se incurra en un déficit, se deberá proveer la financiación necesaria (pedir un adelanto o un préstamo al banco), y si fuese el caso, tendremos que asumir los costes financieros asociados, y los incrementaremos como si de cualquier otro coste se tratase. 

En resumen, el control de los costes es el corazón económico del proyecto, el motor, mientras que el flujo de caja, el cash flow, es la gasolina. Planificarlo consiste en distribuir y conciliar en el tiempo de las salidas y entradas de dinero efectuadas en el proyecto. 

Entre las salidas estarían los pagos a proveedores por compra de materiales, pagos a subcontratistas, pagos de mano de obra de la empresa, de gastos financieros, pagos de alquileres, de formación, pagos de mantenimiento, dietas, y cualesquiera otros pagos derivados de la utilización de recursos en el proyecto. Entre las entradas están las entregas de dinero que nos realiza el cliente o los procedentes de subvenciones si las hubiera. 

Si tienes un proyecto en marcha, seguro que has planificado los costes y el flujo de caja? espero que estés a tiempo y evites los desajustes que aflorarán en algunos puntos del mismo. 

Y la buena noticia es que con anticipación y buenas dotes negociadoras, es un inconveniente fácil de resolver.



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