domingo, 18 de diciembre de 2011

Los costes indirectos, esos grandes desconocidos


El pasado 15 de Diciembre de 2011, Témpora Consultores impartió un seminario sobre sistemas de control de costes para la pyme en Albacete, en el que pudimos ratificar lo que ya sabíamos por nuestra experiecia profesional y por otras estadísticas, en cuanto al tratamiento que le dan las empresas a la gestión de los costes.



En principio, debemos reconocer que todas las empresas asistentes mostraron una actitud muy pro-activa y una preocupación importante por tener un control de costes y por mejorar la gestión económica, de hecho, todas llevaban algún tipo de control. Sin embargo, hay dos patrones de comportamiento que se repiten y son susceptibles de estudio y mejora. Estos son:

Confusión entre costes planificados y costes reales

No se debe considerar que planificar detalladamente los costes directos del producto o servicio que se realiza  (aquellos que se pueden identificar y cuantificar inequívocamente con el producto o servicio que los generan), va a proporcionar una información exacta y válida de los costes reales que finalmente tendrá el producto. Es decir, creer que los costes planificados (previstos o predeterminados) son ciertos y reales (históricos), es un grave error.

Ejemplo: si se planifica que para fabricar una mesa es necesario 0,15 m3 de madera, esto no se puede tomar como un coste real para tomar decisiones, fijar precios, etc., puesto que a lo largo de una producción de cientos o miles de mesas, existen ineficiencias como pueden ser errores humanos, desperdicios, repetición de trabajos por errores, etc. que no estarán incluidos en los costes que se planifican.



Costes indirectos ¿Qué costes indirectos?

Si bien las empresas consideran la importancia de los costes directos y aplican algún tipo de cálculo y/o control, en el capítulo de los costes indirectos (aquellos que no se puede cuantificar en qué medida están incluidos en un producto/servicio u otro) viene el "desastre", puesto que se obvian (utilizando sistemas de costes parciales) o se calculan mediante la aplicación de coeficientes estimados u otras formas inadecuadas. Los motivos, son que:

  • Para saber en que medida un coste hay que imputarlo a un producto u otro, es necesario establecer un sistema de costes, unos criterios de imputación y unas unidades de obra. Este proceso, frecuentemente, sólo es conocido por economistas con cierta especialización y en la pyme actual no es demasiado frecuente la existencia de este perfil entre los departamentos de administración. De hecho, la mayoría de las veces no hay un departamento de administración como tal.
  • Los sistemas de información existentes en el mercado obvian los sistemas de control de costes al ser una materia muy especializada dentro de la gestión empresarial. Algunas, aunque tienen la posibilidad, vía contabilidad, de repartir por proyectos o departamentos los costes, no es posible la imputación de los costes indirectos a centros de costes mediante criterios elegidos y personalizados y mediante unidades de obra. 
  • Al no existir aplicaciones informáticas que proporcionen una continuidad en la cadena "Datos - Información - Conocimiento", no es posible la toma de decisiones y el feedback para la gerencia y/o dirección general.
    • Por un lado, los ERPs no ofrecen un análisis de la información intuitivo y gráfico puesto que no trabajan los últimos pasos en el tratamiento de la información orientados a la toma de decisiones.
    • Por otro lado, las aplicaciones de Business Intelligence obvian por completo los sistemas de control de costes, pues suelen estar muy orientados al departamento de ventas-marketing y en el más cercano de los casos, al apartado de finanzas.

Los métodos de cálculo e imputación de los costes indirectos que utilizan las empresas, son variados y pocas veces rigurosos. La cuantificación inicial de los costes indirectos debe venir de la mano de la contabilidad financiera y, después de identificar los centros de costes de la empresa, deben ser repartidos mediante criterios elegidos cuidadosamente y, por último imputados a los productos:





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