Pymes-asesorías, matrimonios...¿de conveniencia?P

La mayoría de las pymes, especialmente las de menor tamaño, realiza una serie de procesos administrativos que podemos agrupar en:

1. Contables: 

• Registro Contable de las Operaciones Económicas
• Elaboración de Estados Contables
• Gestionar cobros y pagos
• Elaboración de informes y documentos solicitados por terceros
• Facturación
• Control del almacén de materias primas.
• Ordenar y archivar la documentación

2. Laborales:

• Gestionar las altas y bajas de personal
• Elaboración de nóminas, de boletines de cotización a la Seguridad, etc

3. Fiscales:

• Impuestos
• Presentación de libros y cuentas anuales, etc.

La realidad de muchas pymes es que no cuentan con la dotación humana suficiente para desarrollar de forma interna la totalidad de los procesos anteriores, por lo que la práctica habitual es la subcontratación de asesorías contables y fiscales.

Hasta aquí todo es correcto, sin embargo esta relación que se establece, contiene una serie de errores o de normas no escritas, que podrían incluso acelerar el proceso de llevar a una empresa a la quiebra:

En el inicio de esta colaboración pyme-asesoría, casi nunca se concreta qué información debe remitir la asesoría a la empresa, ni cuáles son los datos que la empresa necesita ni con qué periodicidad, por ello suele ocurrir que...

La pyme suele aportar únicamente la documentación oficial de su empresa y supone que la asesoría:

• Se encargará de las relaciones con terceros en general, por lo que el empresario entiende que puede desatender completamente esta parcela, dedicándose a la producción y/o comercialización
• Realizará  y será responsable de la contabilidad de la empresa
• Presentará los impuestos, declaraciones, libros anuales, etc
• Responderá a posibles reclamaciones fiscales, laborales  incluso jurídicas
• Se encargará del área laboral, altas, bajas, nóminas, etc
• Preparará los estados contables (mejorados) para entidades financieras
• Tendrá la iniciativa de proponerle mejoras en su gestión
• Asesorará al empresario de las desviaciones económico financieras que sufra la empresa, bien  en su conjunto o en alguna de las líneas de negocio 

Algunas asesorías por su parte, con la documentación que recibe (incompleta y no consolidada de las diferentes contabilidades), sumado a un cuota que el cliente exige que cubrir los mínimos legales, consideran que ha de encargarse de: 

• Confeccionar la contabilidad oficial, con el único objetivo de dar cumplimiento a los requisitos legales
• Preparar los impuestos, con el detalle de poner en conocimiento del empresario las cantidades que este tiene que ingresar por cada declaración, por si hubiera que maquillar y adecuar los datos presentados, a las posibilidades financieras de la empresa
• Presentar en plazo todos los impuestos para evitar incumplimientos y sanciones
• Encargarse de tramitar altas, bajas y nóminas
• Otros trámites extraordinarios y facturables de forma independiente serán:
• Tramitar y/o resolver por si mismos o con otros colaboradores, reclamaciones en los ámbitos laboral, jurídico o fiscal (considerándose servicios extraordinarios)

Errores en esta relación:

• Inexistencia de una contabilidad real, (decíamos que se maquilla para entidades financieras, no se consolida con otras contabilidades paralelas si hubiera, se modifica para pagar menos impuestos o para retardar su ingreso) que sería el reflejo cuantificado de lo que sucede en el negocio, es decir, que ni empresa ni asesoría disponen de los datos que expresen los hechos contables sucedidos.
• Como consecuencia de lo anterior, habrá un desconocimiento completo de la cuenta de resultados que nos suministre información, ni en su conjunto ni mucho menos por cada línea de negocio, por proyecto, etc...
• Imposibilidad de saber la situación financiera en cada momento y por tanto se estarán lejos de poder planificar y prever estrategias que impidan situaciones de iliquidez o que mejoren la tesorería.
• Esto provoca una incapacitación para proporcionar información rigurosa al empresario.
• La mayoría de asesorías no cuenten con ningún especialista capacitado para la contabilidad analítica o contabilidad de costes, quedando desatendida completamente la gestión de la empresa.
• No es raro encontrar asesorías que no reconocen que su objetivo se limita al ámbito del cumplimiento con administraciones publicas y no pueden asesorar ni aplicar ningún remedio a la situación de las empresas. Llegados a un situación de colapso empresarial, las asesorías suelen omitir que no tienen datos ni respuesta y recetan a cualquier síntoma "paracetamol y mucha agua", es decir, a cualquier problema la respuesta suele ser, pedir un préstamo o despedir trabajadores, desde un desconocimiento casi absoluto del origen del problema.
• En la mayoría de pymes, el empresario "no sabe que no sabe" es decir, desconoce que podría conocer el margen bruto, el punto de equilibrio, la cifra de producción óptima, los ratios que estime mas significativos, así como las desviaciones de todas y cada una de las partidas de gastos. De la misma manera y dependiendo del sector, no conocerá que podría analizar los resultados por líneas de negocio.

Correcciones a estos errores

• Tomar conciencia de que la toma de decisiones debe basarse en información fiable, por lo que se debe confeccionar la contabilidad recogiendo todos los hechos acaecidos.
• Valorar el hecho de internalizar la contabilidad (en caso de llevarla internamente, otorgarle el importante valor que puede aportar a la empresa) puesto que permitirá un aporte de datos, para la correcta gestión del negocio
• Subcontratar eficazmente aquellas tareas en las que en la pyme ni somos ni tenemos personal adecuado, que suelen ser:
• Una asesoría para las tareas fiscales y laborales, en las que están especializados y por tanto optimizaremos recursos.
• Una consultoría especialista  en costes y  contabilidad analítica que nos interprete los resultados y los datos ofrecidos por la contabilidad, para realizar el diagnóstico correcto, la planificación mas adecuada, con el correspondiente seguimiento de las medidas adoptadas

 En resumen: se trataría de una delegación de algunos procesos y no de una dejación de funciones de gestión económico-financiera.  Dicho de otra manera,  se subcontrata una parte de la Gestión Económico-Financiera (mecanización de contabilidad, elaboración de estados contables, elaboración de nóminas, impuestos) pero el resto de tareas de la Gestión Económico-Financiera se deben desarrollar por parte de la empresa. La asesoría puede realizar las funciones descritas, pero es la empresa internamente, la que debe analizar, planificar y controlar la evolución de la marcha económico-financiera de la empresa, apoyándose en este caso con un especialista que pueda realizar esta función vital para la continuidad de toda pyme

Clara I. Vega

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