Si en un artículo anterior decíamos que el error más grande que se suele cometer con el escritorio de nuestro PC, es su desorden-saturación y su utilización inadecuada, cuando hablamos del disco duro y las carpetas y archivos que allí se encuentran, los errores principales son exactamente los mismos... aunque toman una forma distinta, claro.
1) Centralizando documentos
Lo primero que tenemos que entender, es que necesitamos tener controlados y centralizados todos nuestros "archivos y carpetas operativas" (pondremos el calificativo de "operativos" a aquellos archivos o carpetas que generamos nosotros mismos alguna vez mediante algún programa -Word, Excel, Note, etc.- y que con mucha probabilidad se modificarán posteriormente debido a la propia actividad de la empresa). Es decir, deben estar todos incluidos (mediante una estructura de carpetas y archivos adecuada) a partir de una única carpeta que bien podría ser la típica y conocida de "Mis Documentos" de Windows.
Si tenemos un sistema de almacenamiento online sincronizado en nuestro equipo (Dropbox, Skydrive, Google Drive, etc.), se habrá generado (probablemente junto a la carpeta "Mis Documentos") otra carpeta propia de la aplicación correspondiente. En este caso, esa es nuestra carpeta para centralizar todo. En la imagen de abajo podemos ver la carpeta creada por Skydrive cuando se sincroniza el espacio de almacenamiento online de su web con nuestro equipo:
Con lo explicado hasta ahora, lo que conseguimos es que cuando necesitemos hacer una copia de seguridad, vamos a tener un óptimo control de todos los arhivos y ademas de forma rápida, puesto que están todos reunidos bajo una misma carpeta "raiz". En caso de tener el sistema de almacenamiento online, está igualmente justificado tener los archivos en la correspondiente carpeta, puesto que la aplicación los sincronizará con la web y en todo momento tendremos todo respaldado.
No podemos dejar a los distintos programas y aplicaciones que guarden los archivos en la carpeta que por defecto tienen configurada, sino que debemos reconducirlos a nuestra carpeta "raiz", sea la que sea.
Para el resto de archivos que hay en nuestro ordenador, llamemosles "Archivos de programas", no es necesario tener ninguna precaución: ni de copia de seguridad, ni de ordenación en una determinada carpeta. Estos archivos se instalarán de nuevo con los programas en caso de que los necesitásemos alguna vez.
2) Dando una estructura lógica
Pero... ¿qué hay, o qué debe haber dentro de esa carpeta "raiz" en la que debemos centralizar todos nuestros archivos operativos?. Pues debe haber una estructura de carpetas definida por el usuario y que tendrá que ir en relación a las áreas funcionales de la empresa, sus tareas diarias y su puesto de trabajo.
En este punto, el usuario debe preguntarse: ¿cuáles son las áreas funcionales en las que se pueden dividir mis tareas y procedimientos diarios?. A partir de la respuesta a esta pregunta, se creará una estructura de carpetas que pueda albergar todos los archivos de documentos que se generan precisamente con el trabajo diario (archivos y carpetas operativas).
Pongamos por ejemplo a Témpora Consultores, cuyos archivos y carpetas operativas debe ser controladas por Clara Vega y José Manuel Pomares. Por ello, todos se encuentran incluidos en una carpeta "raiz" de la aplicación de almacenamiento online "Skydrive" y de esa forma se encuentran sincronizados continuamente mediante internet, creando un espacio compartido entre ambos.
En el ejemplo que nos ocupa, dentro de la carpeta "Skydrive" se ha creado una estructura de carpetas formada por los siguientes archivos:
Gerencia: Dentro de esta carpeta se pondrán todos aquellos archivos y carpetas relacionados con la dirección de la empresa y que no puedan encuadrarse en áreas funcionales más concretas (por ejemplo, contratos y escrituras relativas a la empresa).
Comercial: Dentro de esta carpeta se pondrán todos aquellos archivos y carpetas relacionados con la comercialización y venta de los servicios que se prestan (por ejemplo, el plan de marketing, propuestas a posibles clientes, tarifas de precios, etc.)
Servicios: Dentro de esta carpeta se pondrán todos aquellos archivos y carpetas relacionados con la actividad o actividades de la empresa. Lo normal es que dentro de la carpeta "Servicios", haya varias carpetas.... una por línea de negocio. Por ejemplo: consultoría, formación, etc.
Financiera: Dentro de esta carpeta se pondrán todos aquellos archivos y carpetas relacionados con la el control administrativo y financiero de la empresa. Se debe subdividir en varias carpetas a su vez, como por ejemplo: Fiscal, Contabilidad, Facturación emitida, Remesas banco, etc.
Recursos: Esta carpeta es especial y no responde a un área funcional de la empresa, sino que su existencia se justifica por la necesidad de tener un repositorio de recursos. Llamando "recursos" a aquellos archivos y carpetas que no son los operativos de utilización y modificación constante, sino que son un apoyo a todas las áreas de la empresa. Por ejemplo, se podrían incluir dentro de "Recursos" varias carpetas como "Almacén de imágenes", "Bibliografía", "Informática y TICs".
Copias de seguridad: Esta es otra carpeta especial y que tampoco responde a un área funcional de la empresa, sino que responde a la necesidad de tener un espacio para ir copiando con cierta periodicidad algunos archivos que NO pueden estar residiendo en nuestra carpeta "raiz". Pongamos un ejemplo: Microsoft Outlook guarda por defecto el archivo que contiene todos sus datos (correos, calendarios, tareas, contactos, etc.) en una carpeta llamada "Archivos de Outlook" dentro de "Mis Documentos". Esta carpeta y sus archivos NO pueden ser guardada en carpetas sincronizadas, puesto que Outlook necesita el acceso continuo a este archivo y lo bloquea, haciendo imposible o conflictiva la sincronización "en la nube".
Lo que conseguimos con esta forma de organizar nuestros archivos es dotar de una estructura lógica y piramidal que nos va a facilitar el acceso y búsqueda de archivos, puesto que cada carpeta no debe tener dentro, más de 5, 8 ó 10 carpetas o archivos... con lo cual, es fácil la busqueda visual.
Todo esto ha sido un ejemplo, pero cada usuario debe buscar y reflexionar sobre su propia estructura de carpetas y archivos. Después, encontrar un archivo o saber dónde se ha de guardar, será una cuestión de pura lógica.
Artículo relacionado: Organizando el PC (I): El escritorio
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