Control de costes por proyectos u obras en la pyme

A la hora de decidir que sistema de control de costes debe aplicar una empresa, un factor crítico es el tipo de producción en relación a la continuidad de obtención del producto o servicio. Si hacemos una clasificación de los tipos de procesos y producción en las empresas atendiendo a dicho factor (Woodward 1965), podemos ver:

1. Producción por obras o proyectos (productos o servicios únicos, es decir de características singulares)
2. Producción intermitente por lotes (tipo taller -job-shop- o en línea)
3. Producción continua

En este artículo, nos centraremos en la forma que debe tener un sistema de control de costes en una pyme cuya producción es por obra o proyecto (aunque quizá podría ser aplicable a la producción intermitente por lotes). La necesidad de atender de forma especial a estas empresas en cuanto al tratamiento de los costes, la podemos encontrar en distintos motivos, pero el fundamental y diferencial es que los períodos de maduración son de duración irregular y relativamente larga.

Ejemplos de empresas que utilizan este tipo de producción son las empresas del sector de la construcción y auxiliares (proyectados de yeso, alicatado...), las empresas que realizan grandes instalaciones industriales (electricidad, climatización, ...), las consultorías/consultores de todo tipo, etc.

El problema más relevante que se le presenta al empresario en estos casos es la identificación e imputación de los costes indirectos o de difícil valoración a cada proyecto. Si bien todo empresario suele realizar con eficiencia una imputación de los costes que tienen una relación directa con el producto o servicio que se realiza, no ocurre lo mismo con algunos gastos como los administrativos, las amortizaciones, financieros, comerciales, etc.

Las pymes deben establecer un sistema de imputación de costes indirectos capaz de estimar y distribuir aquellos gastos que se deben soportar, pero no que están identificados con una factura o documento que pueda atribuirse de forma unívoca e indiscutible a una obra o proyecto. Las empresas no pueden quedarse con el tradicional sistema de costes parciales (imputación de los costes directos que se conocen de forma sencilla y directa) y después calcular los gastos indirectos con un porcentaje de aproximación calculado de forma arbitraria y que en muchísimos casos es causa de pérdidas en la empresa.

Sería ideal que las pymes también pudiesen aplicar sistemas más sofisticados de costes completos (imputación de todos los costes de la empresa al producto) como el ABC (Activity Based Costing), pero, dado el elevado coste y necesidades de recursos que requieren estos, al menos sí deben aplicar sistemas como el Full Costing. Para ello, una forma simplificada y sencilla de imputación de costes indirectos para pymes y micropymes consistiría en:

1. Tener constantemente calculado el promedio mensual de costes indirectos de la empresa
2. Repartir a cada proyecto una proporción del promedio mensual de costes indirectos, en función de:
• La duración del proyecto
• Un criterio de imputación que podría ser (por ejemplo) la cantidad de recursos en general, que la empresa pone a disposición del proyecto.

Ejemplo:

Una consultoría está trabajando en un proyecto de marketing para una pyme, el cual se desarrollará durante 3 meses, con un total de 100 horas. El gerente de la empresa calcula los costes directos que conlleva el proyecto (gas-oil y dietas para desplazamientos a las oficinas del cliente, honorarios del consultor, etc.) y ascienden a 3.000 €.

Puesto que lleva un sistema de control de costes, sabe que el promedio de costes administrativos, amortizaciones, teléfono, consumibles de impresora, impuestos, seguros, etc. es de 800 € al mes.

Como criterio de imputación, considera que le ha dedicado un 20% de sus recursos (100/500 horas aprox.) durante los 3 meses.

Por último, considera que el proyecto debe ofrecer un beneficio neto de un 10% sobre el precio facturado.

Solución:

Los costes completos del proyecto serían:

Costes directos: 3.000 €

Costes indirectos: 800 €  x  20%  x  3  meses  =  480 €

Costes totales: 3.000 €  +  480 €

Costes totales  =  3.480 €.

El precio a facturar para obtener un 10% de beneficio exigido (0,1 en formato proporción), sería:

Precio a facturar = Coste total / (1- beneficio exigido)   ...luego....

Precio a facturar = 3.480 € / (1-0,1)   ...luego....

Precio a facturar = 3.480 € / (0,9)   ...luego....

Precio a facturar = 3.867 €  (38,67 € / hora)

Se pueden plantear variantes a esta necesidad de cálculo de costes, pero siempre son solucionables. Por ejemplo, la consultoría del ejercicio anterior, pudiera ser que no aplicara todos los meses un 20% de sus recursos al proyecto, pero la solución es fácil de adivinar y de aplicar. La clave es conocer el promedio de costes indirectos y para ello es necesario que toda pyme tenga un sistema de control de costes implantado, por simple que sea.

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