Organización automática de e-mails en Outlook (II): Carpetas de búsqueda

En el anterior artículo (Organización automática de e-mails en Outlook (I): Reglas) hablábamos de establecer reglas para que a cada correo se le asigne una acción, en función de unos parámetros. Las reglas y acciones que se pueden aplicar son de una gran variedad: desde marcar el correo con un color o "categoría", hasta enviarlo o copiarlo a otra carpeta distinta.

En este artículo veremos la opción de organizar los correos mediante "carpetas de búsqueda". De esta forma, al correo "no le hacemos nada", sólo se añade una carpeta en la que van a aparecer únicamente los correos que cumplan con las condiciones exigidas. Aclaramos que los correos NO se mueven físicamente a esa carpeta de búsqueda, sino que se sólo se visualizan. En otras palabras, es una carpeta - filtro.

Pero atención, si se seleccionan uno o varios correos y se intentan eliminar... ¡¡se eliminan!! . Por el contrario, si se selecciona toda una carpeta y se elimina ésta, NO se eliminarán los correos que se estaban visualizando.

Podemos ver la ubicación de las carpetas de búsqueda en el "Panel de navegación" de Outlook:

Si no se han añadido aun carpetas de búsqueda, es posible hacerlo de la siguiente forma:

En Outlook 2007: Archivo / Nuevo... / Carpeta de búsqueda...

En Outlook 2010 y 2013: Ficha Carpeta / Grupo Nuevo / Nueva carpeta de búsqueda

En todos los casos, obtenemos un cuadro similar a este:

...donde al final de la lista de carpetas preestablecidas, también podemos seleccionar una opción "Crear una carpeta de búsqueda personalizada".

Es fácil adivinar la utilidad de esta herramienta de Outlook, puesto que puede ser estratégica para adoptar un sistema de seguimiento de tareas (si se agrega una carpeta de busqueda de "marcado para seguimiento", por ejemplo) o por ejemplo, de seguimiento de "correos organizados por categorías" o temas. Además, es automática y no tenemos que hacer ninguna acción para obtener productividad.

Ver "Organización automática de e-mails en Outlook (I): Reglas"
Ver "Organización automática de e-mails en Outlook (III): Formato automático"



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