Ya hemos hecho en el artículo anterior ( "Cómo utilizar las carpetas de correo de Microsoft Outlook (I)" ) un repaso a todas las carpetas de correo que, por defecto, tenemos en Microsoft Outlook. Ahora es turno de aprender a crear nuevas carpetas, eliminarlas, resituarlas, etc. También veremos cómo mover mensajes de una carpeta a otra y conoceremos varias formas de aplicar todo lo aprendido para gestionar nuestro correo electrónico con más eficacia.
Crear nuevas carpetas:
Con el botón derecho del ratón, hacemos clic en el nombre del buzón y después seleccionamos "Nueva carpeta...". Posteriormente, asignamos un nombre.
Eliminar carpetas:
En principio, hay que decir que solo es posible eliminar carpetas creadas por nosotros, pero no las propias de MS Outlook que aparecen por defecto en la instalación. Para eliminar una carpeta creada por nosotros, debemos hacer clic con el botón derecho sobre ella y seleccionar "Eliminar carpeta"
Mover carpetas:
Para reordenar las carpetas, basta con arrastrarlas con el ratón a la posición deseada. La carpeta de "correo electrónico no deseado" no se puede mover y siempre estará en último lugar.
Cambiar el nombre a carpetas:
Sólo podremos cambiar el nombre a las carpetas creadas por nosotros. Para ello, hacemos clic con el botón derecho en la carpeta y elegimos "Cambiar nombre de carpeta".
Mover mensajes a otras carpetas:
Lo más práctico es arrastrar el mensaje o grupo de mensajes seleccionados, directamente a la carpeta deseada:
EJEMPLO 1:
Una práctica muy extendida es crear carpetas en función de nuestras necesidades de control de e-mails y después, mover los mensajes a medida que llegan. La idea no está mal, pero... preguntémonos lo siguiente:
¿Los correos que tengo que ir moviendo a esas carpetas, con identificables claramente siempre por su remitente o por algún texto incluido en ellos?
... si la respuesta es NO, efectivamente, la mejor forma de organizar los correos en nuestras carpetas, será arrastrándolos de forma manual, pero si la respuesta es SÍ, lo mejor es utilizar "Carpetas de búsqueda" mediante las cuales podamos visualizar permanentemente los correos deseados SIN NECESIDAD DE MOVERLOS.
Las carpetas de búsqueda se pueden eliminar y no por ello se eliminan los mensajes que se visualizan en ellas. Podemos aprender más acerca de este tipo de carpetas en el artículo anterior a este "Cómo utilizar las carpetas de correo de Microsoft Outlook (I)".
EJEMPLO 2:
Una de las formas (no la única) de aplicar una gestión del tiempo mediante el sistema de productividad GTD (Getting Things Done) sería crear carpetas según la filosofía de este sistema:
Posteriormente, a medida que vamos recibiendo e-mails, los vamos moviendo a la carpeta que corresponda (en GTD a esto se le llama "procesar" los mensajes). De forma periódica, debemos asegurarnos de que cada mensaje está en la carpeta adecuada respecto de su situación (en GTD a esto se le llama "revisión").
La forma de mover los e-mails a las carpetas puede ser manual (arrastrando, como hemos explicado anteriormente) o bien por medio de otras herramientas de Outlook como pueden ser los "pasos rápidos" o la aplicación de "reglas" (podemos acceder a estas herramientas desde la ficha "Inicio"):
Ver "Cómo utilizar las carpetas de correo de Microsoft Outlook (I)"
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