Definición y concepto
La subcontratación (también llamada Outsourcing o desintegración vertical o tercerización), como práctica empresarial, es el mecanismo de mercado mediante el cual, una empresa contratista u organizadora encarga a otra subcontratada la realización de un servicio o la producción de partes, componentes o su ensamble, que luego se incorporan en un producto que venderá la primera.
La necesidad de la subcontratación se origina frente a la alta exigencia de calidad del mercado en el que nos movemos, puesto que ninguna empresa puede "hacer todo" de manera totalmente eficiente. Así, mediante la subcontratación u outsourcing, una gran cantidad de actividades o procesos pueden ser realizados por terceros de una manera más eficiente y económica.
Actividades susceptibles de subcontratar
Las tareas, servicios o productos que es conveniente subcontratar, son aquellos en los que otras empresas más especializadas podrían hacerlos mejor, más rápido y el cliente no percibirá ninguna disminución de valor:
- Logística.
- Servicios de secretariado y administrativos.
- Contabilidad.
- Análisis económico – financiero y control de costes.
- Selección y capacitación de personal.
- Consultoría estratégica.
- Procesos productivos con un alto nivel de especialización técnica, tecnológica o de inversión.
- Marketing y fuerza de ventas.
- Otros servicios: seguridad, limpieza, catering, etc.
Hay que señalar que, contablemente y como figura en el Nuevo Plan General Contable español, sólo se considera subcontratación “los trabajos que, formando parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas”. De esta forma, quedarían excluidas actividades como seguridad, marketing, limpieza, tareas de administración, etc. No obstante, de forma coloquial y fuera del ámbito estrictamente contable, se utilizan indistintamente los términos “subcontratación” y “outsourcing”, aplicados a cualquier actividad que pudiendo hacerla la propia empresa, la encarga a tereceros, independientemente si forma parte del proceso productivo o de otras áreas funcionales.
Actividades menos susceptibles o imposibles de subcontratar
- La tesorería (administración y gestión de cobros y pagos)
- El control a proveedores
- El servicio a cliente, cuando la tarea a subcontratar es el "core business" y lleva implícita una importante carga de valores como la "confianza", el "trato personalizado", "la reputación", etc.
- La administración de la calidad.
- La administración estratégica
Tipos de subcontratación desde el punto de vista de la localización de las empresas
Podemos distringuir 3 tipos de tercerización de tareas o productos:
Aspectos a tener en cuenta
- Si el proveedor al que subcontratamos tiene un cierto poder de negociación respecto de nosotros debido a alguna ventaja competitiva, debemos llevar cuidado, pues una vez iniciada la relación comercial, este podría exigirnos un cambio en las condiciones contractuales (precios, calidades, etc.) y esto podría generar un bloqueo operativo en la empresa subcontratante.
- Si para la empresa que subcontrata es estratégico mantener una continuidad en la producción del elemento, se corre el peligro que el proveedor no tenga continuidad en la fabricación de forma voluntaria (por ejemplo, porque deje de interesarle económicamente) o involuntaria (cierre de empresa, imposibilidad de producir todo lo demandado, etc.
- No se subcontrata la responsabilidad de que un producto o servicio esté a la altura de las exigencias del cliente final, por lo tanto, es necesaria una auditoría de calidad al producto o servicio que va a ser subcontratado.
Criterio económico para decidir la conveniencia de la subcontratación
Para decidir, bajo criterios puramente económicos, si es conveniente subcontratar o, por el contrario es mejor realizar la tarea, servicio o producto internamente con personal en plantilla, debemos utilizar la siguiente fórmula:
Donde:
Ppp = Precio variable por unidad producida con personal propio
CFp = Costes fijos de la producción propia en un proyecto, obra o tiempo determinado.
PSUB = Precio por unidad producida con subcontratación
Unid. = Unidades producidas.
Cuando el resultado es positivo, es conveniente subcontratar. Si es negativo, lo mejor es la producción interna de la tarea, servicio o producto.
Tenemos que tener presente que el tamaño de la empresa es un factor que determina en gran medida la conveniencia o no de subcontratar. A mayor tamaño, menor necesidad de outsourcing y mayor conveniencia de producción propia. Esto es debido a que las grandes empresas alcanzan con mayor facilidad el umbral que marca la rentabilidad de realizar el proceso de forma interna, al tener mayores volúmenes de producción y de necesidades en todas las áreas funcionales.
Poniendo un ejemplo extremo, a una pequeña empresa con 5 trabajadores le conviene claramente subcontratar la realización mensual de las nóminas, puesto que si tuviera que contratar a un especialista para gestionarlas dentro de la empresa en vez de subcontratar, los costes fijos (2000 € aprox. de sueldo) provocarían que el coste de la gestión por cada nómina sería:
Suponemos que una asesoría podría realizar las nóminas de una empresa a un precio aprox. de 15 €.
En el otro extremo, una gran empresa con 300 trabajadores no le convendría subcontratar si el sueldo que ha de pagar para la gestión interna es igual al del ejemplo anterior, puesto que el coste de gestión de cada nómina sería:
Ventajas de la subcontratación
- Muchos costes fijos se convierten en variables, especialmente los referidos a gastos de personal.
- Se reduce la necesidad de inversión en inmovilizado
- Se reducen algunos costes, especialmente los de mantenimiento y conservación de bienes.
- Se genera una mejor organización de la producción, al poder absorber la estacionalidad y ganar en rapidez de servicio (“time to market”).
- Se evitan algunos costes ocultos por ineficiencias que son inherentes a la curva de aprendizaje de la empresa.
- Aumenta la competitividad
- Mejora en la calidad de servicio al cliente
- Se obtienen economías de escala a medio y largo plazo, gracias a la flexibilización y optimización del proceso productivo
- Permite eliminar barreras de entrada en un mercado determinado.
- Ayuda a enfrentar cambios estratégicos que deben hacerse rápidamente.
Desventajas de la subcontratación
- El coste a corto plazo podría ser mayor, puesto que dentro lo que se le paga a la empresa subcontratada, hay un beneficio para ella que, si no se subcontratara, posiblemente podría quedar en la empresa subcontratante.
- Es peligroso dejar en manos de terceros tecnología y conocimientos claves en nuestro negocio. En la subcontratación, puede ser necesario que la empresa subcontratada maneje información sensible o tecnología propiedad de la empresa subcontratante.
- Pérdida de control del proceso, servicio o producto subcontratado.
- La empresa se estanca en la aplicación de tecnología y conocimientos en aquellos procesos o productos que subcontrata.
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