Es aceptado por todos, que el correo electrónico constituye hoy uno de los "agujeros" de productividad más grandes de un profesional o en la administración de una empresa.
Como ocurre en otras muchas cosas, la utilización que hacemos de él suele basarse en la intuición y nos dejamos llevar por nuestras sensaciones y por criterios que son materia de la psicología, más que de la racionalidad.
De hecho, en determinadas personas genera una adicción compulsiva a comprobar constante-mente si hay un nuevo "asunto en negrita"... es decir, un e-mail nuevo en su bandeja de entrada.
Vamos a hacer una recopilación de medidas para hacer un uso racional y productivo de los gestores de correo electrónico:
1) Programa de e-mail cerrado, notificaciones fuera
Lo ideal es que nuestra aplicación que gestiona el correo (Outlook, Gmail, etc.) la tengamos cerrada. Abriremos el correo electrónico sólo dos o tres veces al día (según nuestro horario laboral y también según lo cruciales y urgentes que son los correos electrónicos en nuestro trabajo). Por ejemplo, una vez a media mañana y otra a media tarde podría ser suficiente para la mayoría de los casos. Es mejor a media mañana o media tarde, puesto que:
-Si lo hiciéramos a primera hora de nuestra jornada y no volvemos a abrirlo hasta la tarde, podríamos recibir un correo durante la mañana que requiriese una atención antes del mediodía (muchas empresas trabajan con jornada intensiva, por ejemplo, los bancos) y de esta forma no seríamos conscientes.
-Si lo hiciéramos muy a última hora de la mañana o de la tarde y recibimos un correo que requiere atención y realizar cualquier tarea (ir a una entidad financiera, consultar algo a alguien, etc.), podría ser que no nos diera tiempo a reaccionar y si lo hiciéramos, el que recibe nuestra contestación podría estar en el mismo aprieto, con unos pocos minutos de margen.
Tampoco debemos preocuparnos en exceso. Hay que tener en cuenta, que le correo electrónico es un medio de comunicación para cuestiones que revisten una urgencia medio-baja. Cuando alguien quiere algo realmente muy urgente utiliza el teléfono (sólo o en combinación con el e-mail). Así pues, liberémonos de ese miedo al... "¿y si recibo un correo importante?"
2) Despues de revisar e-mails: ¡Bandeja de entrada vacía!
La revisión de e-mails debe dar como resultado que la bandeja de entrada quede vacía. De esta norma, nace la necesidad de que tengamos una cierta organización por carpetas, de forma que la bandeja de entrada sólo se utilice para eso... para dar recepción, pero no para alojar los correos de forma permanente. Cada correo debe tener un destino:
- Si el e-mail requiere una acción rápida e inmediata (2 minutos o menos, según la regla de los 2 minutos del sistema GTD), hay que dejarlo solucionado y después colocar el e-mail en una carpeta llamada Archivo.
- Si el e-mail no nos interesa, lo enviamos directamente a Eliminados. Si es recurrente (como por ejemplo los correos de publicidad por suscripción) y estamos seguros de que ya no nos interesa:
- O bien cancelaremos la suscripción en el enlace que debe haber al pie de cada correo.
- O bien bloqueamos al remitente con la opción que debe tener nuestra aplicación de e-mail.
- Si el e-mail no implica una acción que nos corresponda hacer o que podemos delegar, hacemos un reenvío a la persona adecuada y delegamos en ella la tarea. El archivo lo llevamos después a la carpeta Archivo.
- Si el e-mail implica una tarea que va a provocar la recepción o envío de nuevos correos, tenemos varias formas de clasificar, pero fijándonos de nuevo en el sistema GTD, podemos adoptar este tipo de clasificación o uno similar con los siguientes nombres de carpetas:
- Próximos: enviar a esta carpeta los correos cuyo contenido implica tareas que debemos realizar en los siguientes días. Por ejemplo, la realización y envío de un presupuesto.
- En espera: enviar a esta carpeta los correos cuyo contenido implica tareas que no podemos resolver nosotros al depender de terceras personas. Por ejemplo, debemos enviar en el futuro un e-mail con una decisión que ha de tomar otra persona.
- Sine die: enviar a esta carpeta los correos cuyo contenido implica tareas que no tienen importancia ni son urgentes. Por ejemplo, leer correos que son newsletter, publicidad, etc.
Cuando se han realizado las acciones que corresponden a los correos y no tiene sentido que el e-mail permanezca en alguna carpeta, se envía a Archivo o a Eliminados.
- Si el e-mail NO implica una tarea que vaya a provocar la recepción o envío de nuevos correos electrónicos, debemos convertir el e-mail en una TAREA en nuestro gestor de tareas y después llevarlo a Archivo. De la misma forma, si el e-mail está referido a un evento que tiene una fecha de celebración (reunión, conferencia, curso, etc.), debemos convertirlo en una CITA en nuestro gestor de Calendarios y, por supuesto, llevarlo después también a Archivo. NO DEBEMOS DUPLICAR LA GESTIÓN DE UN MISMO E-MAIL MEDIANTE CARPETAS Y MEDIANTE TAREAS O CITAS.
Quedaría una estructura de carpetas similar a esta:
- Bandeja de entrada (siempre dejarla vacía)
- Archivo (los que ya están resueltos)
- Próximos (los que se han de resolver en breve o relativamente en breve)
- En espera (los que, para resolverlos, es necesaria la intervención de terceros)
- Sine die (los que no tienen importancia y algún día los leeremos)
- Eliminados (los que no tienen ninguna utilidad)
- Borrador (los que tenemos en proceso de escritura)
- Enviados (los enviados por nosotros)
Esta es sólo una proposición en cuanto a la forma de clasificar, pero la realidad es que cada usuario puede adoptar variantes. Por ejemplo, la carpeta "Próximos" podría dividirse entre "Próximos urgente" y "Próximos no urgente". Otros usuarios agregan otras carpetas como "Proyectos", para situar ahí aquellos e-mails que se supone van a formar parte de una "conversación" y/o que deben ser revisados en un determinado contexto.
Este sistema de organización nos ayudará a focalizar nuestra atención cotidiana en aquellos correos que están en la carpeta "Próximos", reduciendo el estrés y siendo más eficientes.
Sería interesantísimo que el lector dedique unos miuntos a descargar y ver esta infografía, referente a todo este punto nº 2.
Todo lo expuesto en el punto anterior, puede ser mejorado desde el punto de vista de la productividad utilizando las reglas o filtros de los que disponen la mayoría de programas de correo electrónico. Para el caso de Outlook, podemos ver un artículo sobre ello de este mismo Blog en: "Organización automática de e-mails (I)".
Por ejemplo, podemos establecer reglas que envíen directamente a la carpeta "Próximos" todos aquellos e-mails cuyo remitente sea un cliente nuestro. A buen seguro que tendremos que atender esos e-mails.
Outlook 2010 dispone de una herramienta llamada "Pasos rápidos", con la que, con tan sólo 1 click podemos llevar cualquier correo a la carpeta que nosotros pre-designemos.
4) Correos cortos: 5-7 líneas, máximo
En primer lugar, es conveniente evitar cualquier palabra o frase que sea prescindible para el objetivo del e-mail y significado que queremos transmitir. Hay que hacer un esfuerzo por resumir al máximo y ser eficientes en nuestra forma de escribir, de la misma forma que se hace en algunas redes sociales como Twitter.
Si aun así, consideramos que es necesario emplear más de 5-7 líneas para explicar lo que queremos, es que el e-mail no es el medio adecuado para hacerlo y debemos pensar en el teléfono. Al fin y al cabo, actualmente hay tarifas que hacen insignificante el coste de la llamada.
Por último en este apartado, decir que hay que cuidar lo que ponemos en el "Asunto", cumpliendo las siguientes 2 condiciones:
- Por un lado, debemos crear un "Asunto" que resuma el objetivo del e-mail y sea significativo.
- Por otro lado, si es posible no debemos repetir en el cuerpo del mensaje, lo que hemos puesto en el "Asunto". Por ejemplo:
- Para cuestiones de urgencia, puesto que no podemos estar seguros de que va a ser leído en cuestión de minutos.
- Para discutir o debatir. Para ello, es mejor el teléfono u otros medios más ágiles.
- Para compartir-enviar archivos grandes. Una cosa es enviar un archivo adjunto relacionado con un e-mail con contenido textual y otra cosa es enviar exclusivamente grandes archivos a través de e-mail. Si queremos compartir o enviar archivos "pesados" con alguien, es más eficiente para todos, hacerlo mediante sistemas de almacenamiento online o enviando los links que estos generan.
Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Organización y Productividad 2.0., o bien solicitarlos in company:
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