martes, 9 de mayo de 2017

8 claves para el control de gestión: Software


Para conseguir sintetizar y estructurar correctamente todos los movimientos económico financieros, es necesario un programa, un software, que nos permita registrar todas esas operaciones: compras, ventas, pagos, deudas, cobros, saldos de clientes, organizando todos los datos y realizando los cálculos oportunos para cumplir con las AA. PP. pero también para sacar las conclusiones que necesita la empresa para la toma de decisiones.
La importancia como veremos es extraordinaria
Si somos gerentes no expertos en finanzas, probablemente tengamos un problema a la hora de elegir el software adecuado.  
 

Tenemos 2 opciones: La primera es pedir presupuesto a varios proveedores, y elegir entre ellos. NO somos especialistas, por lo que esta opción presenta el riesgo de terminar comprando el programa del proveedor que tenga mayor poder de convicción o más fuerza comercial. Conozco empresas que han adquirido a precios desorbitados softwares muy potentes, pero tan sobredimensionados que la mayoría de sus funciones nunca utilizarán, y también conozco el caso contrario, comprar el más barato, que no da respuesta suficiente, creando un caos en la gestión

Pero hay una segunda opción: encargar a un consultor independiente un estudio previo para asegurarnos que elegimos el software que responde y atiende a nuestras necesidades. Inicialmente puede parecer más tedioso, pero en una empresa hay que mirar a medio y largo plazo y resolver una necesidad presente y futura. Es una decisión con trascendencia operativa y económica.

Si solo nos preguntaremos ¿Qué necesidades tenemos? ¿facturar y cumplir con las obligaciones legales y pago de impuestos? Son las preguntas estandarizadas, las comunes, y por tanto resueltas con la mayoría de los programas informáticos.

Sin embargo, ¿Qué pasa cuando nos preguntamos por nuestra gestión interna? Cada empresa es un mundo. ¿Gestionamos una empresa con varias delegaciones, o solo tenemos un centro de trabajo?, ¿vendemos un artículo único o varias familias de artículos. ¿Fabricamos, comercializamos, o somos una empresa de servicios? ¿Necesitamos un control de existencias e inventariar periódicamente? No puede existir una solución estándar.
 
Al gerente de una empresa, especialmente si no tiene conocimientos financieros se le plantea un problema fundamental para abordar el control de gestión: Cómo conseguir que verdaderamente sea eficaz.
Una vez que disponemos del personal adecuado, debidamente formado y con el software apropiado al tamaño y sector de nuestra empresa, estaremos en el buen camino

El software que elijamos ahora será determinante en el futuro. Por ejemplo, con demasiada frecuencia encuentro empresas que desconocen su resultado real, porque no han tenido en cuenta el valor de las materias primas consumidas, ni el valor de los productos terminados que permanecen en el almacén para ser vendidos. 

Para obtener la valoración del almacén al finalizar cada periodo, generalmente tendremos 2 opciones, y la elección dependerá de la complejidad de nuestro almacén:

Primera: Recuento físico, para ello algún trabajador deberá realizar un inventario y además valorarlo al precio de coste, bien el precio de compra o bien el precio que nos haya costado fabricarlo. Aprovecho para recordar que nunca debe valorarse al precio de mercado

Y como segunda opción, llevar un inventario permanente, con entradas y salidas controladas y valoradas mediante un software, que inicialmente hayamos decidido implantar.
 
Por tanto deberemos pensar en las necesidades de información y elegir el software adecuado 
Es importante tener presente siempre que la función básica de la dirección de una empresa reside en el control de la gestión

http://www.temporaconsultores.com/control-de-gestion
 

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