Cómo ahorrar más del 10% en algunos costes

Estaremos de acuerdo en que, cualquier empresa, tiene determinados gastos que muchas veces están documentados mediante simples tickets, en vez de facturas con todos los datos correspondientes*. La mayoría de estos casos se identifican con:

• Tickets expedidos en establecimientos de hostelería, frecuentemente como justificación de dietas por comidas fuera del centro de trabajo.
• Tickets correspondientes a suministro de gas-oil o gasolina para vehículos utilizados en la empresa.
• Otros tickets por compras pequeñas (ferreterías, material de oficina, material de limpieza, etc.)

Debemos saber que, los gastos cuyos justificantes son tickets (y no facturas), tienen el IVA incluido y por lo tanto no podemos deducirlo como tal en las declaraciones trimestrales a Hacienda. De esta forma, el importe del IVA se convierte en un gasto a todos los efectos, en vez de ser una cantidad que se podría descontar del IVA que la empresa repercute a sus clientes. Todo esto tiene un efecto negativo a nivel económico y financiero, especialmente si las empresas tienen, al cabo del año, una cantidad respetable de gastos documentados mediante tickets y no con facturas. Hay que tener en cuenta que, cualquier pyme, durante un ejercicio entero puede tener varios miles de euros entre todas las partidas que hemos relacionado anteriormente.

Cualquiera de ustedes podría comprobar que, contabilizando un mismo coste de dos formas distintas (toda la cantidad como gasto en el caso de ser un ticket, o bien con la base imponible por separado si es una factura), obtenemos resultados distintos, teniendo siempre un 10,34% de ahorro con respecto a los gastos en cuestión, si lo hacemos como factura.

En el ámbito financiero, reseñar que también se produce una mejoría para la empresa, pues si se contabilizan los gastos como facturas (y no como tickets), vamos a tener un importante ahorro en las liquidaciones de IVA (concretamente el 13,79% respecto de los gastos en cuestión), debido a que vamos a poder deducirlo del IVA repercutido a nuestros clientes.

En definitiva, debemos adoptar procedimientos o sistemas** para que nuestros acreedores que emitan tickets al público en general (gasolineras, restaurantes, ferreterías, papelerías, etc.), nos expidan una factura que se ajuste al Artículo 6.1. y en particular al apartado h, del real decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En el mismo Reglamento, en su Artículo 2.2. a, se evidencia la obligatoriedad de toda empresa, de emitir una factura.

* Una factura en regla debe tener la base imponible, el IVA y el total, expresados de forma independiente. Además debe estar numerada y debe tener explícitos todos los datos, tanto de la empresa emisora, como de la empresa receptora de la factura.

**Por ejemplo, hacer las pequeñas compras siempre en los mismos establecimientos para que, al final de mes, puedan hacer una factura por el total de lo comprado.

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