Cuándo y cómo utilizar "Tareas" y "Calendario" de Outlook

Aunque el tema pueda parecer obvio, seguro que para muchos usuarios que no tienen práctica en la utilización de herramientas 2.0 para la gestión eficaz del tiempo, no lo es tanto. Ya adelantamos que es conveniente leer el artículo "5 Formas de ser más productivos gestionando e-mails".

 La cuestión es que cuando nos enfrentamos a Outlook, por ejemplo, vemos que una Tarea o proyecto que tenemos que afrontar, bien se podría introducir en el Calendario (puesto que hay una fecha de inicio y otra de finalización, posibilidad de asignar avisos, notas, etc.), así como un evento o cita de Calendario, bien se podría introducir en las Tareas, puesto que disponemos de campos para ello.

Vamos a dar unas pautas o consejos para la óptima utilización de estas dos herramientas que están presentes en cualquier gestor. Fijándonos en Microsoft Outlook (aplicación de referencia en cuanto a organización personal), podemos decir lo siguiente:

TAREAS: Operaciones de larga duración y con seguimiento

Debemos utilizar las "Tareas" cuando queremos programar una actividad que:

• Nos va a llevar más de un día
• Su momento de realización, normalmente...
• No depende de otras personas o estas no intervienen como protagonistas
• No tiene muy definidas las horas de comienzo y final, sino los días
• Es necesario un seguimiento de % de completado

Todo esto, se ve reflejado en las imágenes que obtenemos de las dos pantallas que tiene "Tareas":

          Pantalla "Tareas":

                                     Pantalla "Detalles":

CALENDARIO: Citas, eventos, reuniones...

Debemos utilizar "Calendario" cuando queremos programar una actividad que:

• Normalmente, nos va a llevar un sólo día
• Su momento de realización, normalmente...
• Depende de otras personas (citas, cursos, reuniones, conferencias, pago de vencimientos, etc.)
• Tiene muy definidas las horas de comienzo y final
• No es necesario un seguimiento de % de completado

También podemos verlo reflejado en las imágenes:

                         Pantalla "Cita"

                         Pantalla de seguimiento de la programación

¿Realmente tengo que utilizar Tareas y Calendario a la vez?

Desde luego, cuantas más herramientas utilicemos para gestionar algo, menos óptima sera la gestión... excepto, si las particularidades que nos ofrecen son indispensables para nosotros. Es decir, si estamos realizando un proyecto a 200 Kms. de nuestra ciudad y tenemos que reportar sobre el % de realización, tenemos que anotar los kms. realizados, las dietas, etc., pues no podremos prescindir de "Tareas" y quizá si lo podamos hacer de "Calendario". Por el contrario, si nuestro trabajo es como agente comercial y se basa en hacer numerosas vistas puntuales, tenemos que utilizar "Calendario".

Sólo si nuestro trabajo es tan complejo como para que sean imprescindibles ambas herramientas, debemos utilizarlas. Además, hay que tener en cuenta que "Tareas" puede servir para gestionar lo mismo que "Calendario", exceptuando su capacidad visual, puesto que esta última tiene vistas diarias, semanales, mensuales, lista detallada, etc.

Cuidado... no duplicar "Tareas" y Outlook:

No debemos caer en el error de gestionar las tareas a realizar mediante una organización de carpetas de correos electrónicos y al mimo tiempo, pasarlas a "Tareas" también. Es decir:

Mediante carpetas (o etiquetas) de e-mails, SOLO debemos organizar las tareas que requieren una acción con e-mails posteriormente. Si un e-mail provoca una acción o tarea que no tiene nada que ver con el correo electrónico, debemos gstionarla en "Tareas" o a "Calendario".

Por ejemplo: 

• Recibimos un e-mail en el que el remitente solicita un informe en formato PDF de las cuentas anuales de la empresa. Este e-mail debe ser organizado mediante carpetas en el propio gestor de correo electrónico, puesto que genera una actividad en la que el e-mail volverá a ser protagonista (hay que enviar un informe en formato PDF).
• Recibimos un e-mail en el que nos informan de una conferencia a celebrar en determinada fecha y que consideramos interesante asistir. Este e-mail debe ser movido a la carpeta "Archivo" de forma definitiva y no tratarlo mediante el gestor de correo electrónico, sino que hay que generar un evento en "Calendario". El motivo no es que esta conferencia NO genera ningún trabajo posterior con e-mails.

Esto, lo podemos ver con cierta claridad en la siguiente infografía, que podemos descargar y ver a continuación:

Descargar:  Gestión de E-mail, Calendario y Tareas en nuestro sistema de información personal.

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